Schon vergeben?

In der zehnten Folge des Vergaberechts-Podcasts von Heuking Kühn Lüer Wojtek führen Machmud Gadjisade und Moritz von Voß die Hörer*innen in die Anforderungen und Fallstricke der e-Vergabe ein. Sie geben außerdem einen Überblick über die damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Implikationen. (siehe Grafik)

Gesetzliche Vorgaben für die e-Vergabe

§ 97 Abs. 5 GWB erhebt die e-Vergabe zu einem Grundsatz des EU-Vergaberechts. Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren müssen Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel verwenden. Den Grundsatz konkretisieren insbesondere die §§ 9 ff. VgV.

Unterhalb der Schwellenwerte gelten die Vorgaben ebenfalls, wenn der Auftragswert 25.000 EUR überschreitet.

Zu den von § 10 VgV aufgestellten Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel zählen im Wesentlichen:

• Gebrauch eines Vergabeportals
• (Registrierungs-)freier Zugang zum Vergabeportal und zu den Vergabeunterlagen
• Kostenfreie Downloadmöglichkeit der Dokumente

Die Anforderungen beziehen sich nicht auf:

• Interne Kommunikation der Verfahrensbeteiligten
• Interne Bearbeitung und Dokumentation durch den Auftraggeber
• Vorabinformationsschreiben nach § 134 GWB

Fallstricke

Die e-Vergabe ermöglicht Vergabeverfahren günstiger und schneller durchzuführen. Die folgenden mit der e-Vergabe zusammenhängenden Schwierigkeiten tauchen immer wieder auf, lassen sich aber einfach vermeiden:

Die Kommunikation per E-Mail genügt den Anforderungen an die elektronischen Mittel nicht. Insbesondere dürfen Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote nicht per E-Mail einreichen. Auftraggeber dürfen Unterlagen ebenfalls nicht per E-Mail nachfordern.

Unternehmen sollten sich für das Einreichen der Unterlagen ausreichend Zeit nehmen und insbesondere ihre Sicherheitseinstellungen prüfen. Können Unternehmen wegen ihrer Sicherheitseinstellungen ihre Unterlagen nicht form- und fristgerecht einreichen, muss der Auftraggeber sie vom weiteren Verfahren ausschließen.

Nach dem OLG Düsseldorf müssen Auftraggeber die Vergabeunterlagen unter einer einzigen elektronischen Adresse bereitstellen. Für die VK Südbayern reichen hingegen unmissverständliche weiterführende Links aus. 

Auftraggeber sollten darauf achten, die Aufträge im Vergabeportal möglichst benutzerfreundlich bekanntzugeben. Auch wenn Benutzerfehler meist zulasten der Unternehmen gehen (vgl. VK Niedersachsen), können Auftraggeber damit einen breiten Wettbewerb gewährleisten. (siehe Grafik)

Datenschutz

Die Vorschriften zur e-Vergabe enthalten einige datenschutzrechtliche Elemente wie beispielsweise § 11 Abs. 2 VgV, der den öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, im Vergabeverfahren ausschließlich solche elektronischen Mittel zu verwenden, die die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten.

Das Datenschutzrecht (insbesondere die DSGVO) muss der Auftraggeber in allen Abschnitten des Vergabeverfahrens beachten. Verarbeitet der öffentliche Auftraggeber personenbezogene Daten – wie beispielsweise Zeugnisse oder andere Qualifikationsnachweise im Rahmen der Eignungsprüfung – muss er daher u.a. darauf achten, dass die Verarbeitung nach den Vorgaben der DSGVO gerechtfertigt ist.

In der nächsten Folge werfen wir einen Blick auf häufig auftretende Fehler im Vergabeverfahren.

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