Meldestelle

Sollten Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Heuking oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unserer Kanzlei oder sonst nicht korrekt handeln, sollten Sie dieses melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile. Für Beschwerden und zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem nicht geeignet!

Schildern Sie den Sachverhalt so genau wie möglich. Nennen Sie die betroffene Organisationseinheit und die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeugen mit. Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen. Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchten oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung (sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben). Binnen weiterer drei Monaten erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen. Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.

Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Das Hinweisgebersystem erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden von der Meldestelle vertraulich entgegengenommen und verantwortungsvoll bearbeitet. Dies gilt auch für alle weiteren Vertrauenspersonen, die Zugriff auf den Inhalt der Meldungen haben (s.a. Prozessbeschreibung, Ziffer 6: Vertraulichkeit). Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei Heuking spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.

Als hinweisgebende Person unterliegen Sie arbeitsrechtlichem Schutz, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung an die Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf Heuking oder eine andere Stelle, mit der Sie als hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stehen oder standen, beziehen. Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung persönlich, über das Webformular, telefonisch, per E-Mail oder per Brief einreichen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Diese sind die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestellen sowie die für spezielle Fälle zuständigen externen Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

Zudem können Sie Ihre Meldung an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union richten. Hierunter fallen beispielsweise die externen Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA). Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

Bei Rückfragen können Sie die Meldestelle telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Die Meldestelle sowie alle weiteren Vertrauenspersonen gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.