Schon vergeben?

Schon vergeben? – Folge 47 – Vergaben mit begrenzten Budgets

In der 47. Folge unseres Vergaberechts-Podcasts besprechen Dr. Ute Jasper und Dennis Schindler, was der öffentliche Auftraggeber tun kann, wenn ihm nur ein begrenztes Budget zur Verfügung steht.

Frau Dr. Jasper und Herr Schindler sprechen in dieser Folge insbesondere über folgende Punkte:

Welche Möglichkeiten der Kostenbegrenzung hat der Auftraggeber bei der Strukturierung des Vergabeverfahrens?

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, die der Auftraggeber hat, ist der Aufhebungsvorbehalt. Den Aufhebungsvorbehalt sollte der Auftraggeber in die Vergabeunterlagen schreiben. Das gibt dem Auftraggeber die Möglichkeit bei Überschreitung einer bestimmten Kostengrenze das Vergabeverfahren rechtssicher aufzuheben. Das ist insbesondere bei Aufträgen zu empfehlen, dessen Volumen der Auftraggeber nicht sicher abschätzen kann. Ohne den Aufhebungsvorbehalt besteht unter Umständen die Gefahr, dass sich der Auftraggeber bei Aufhebung des Verfahrens schadensersatzpflichtig macht.

Darüber hinaus muss der Auftraggeber den Wettbewerb sichern: Der Wettbewerb führt zu den günstigsten Angeboten. Der Auftraggeber sollte deshalb sicherstellen, dass er mindestens drei Angebote von Bewerbern bzw. Bietern erhält. Dass Verhandlungen mit nur einem Bieter besser und schneller wären, trifft nach langjähriger Erfahrung aus der vergaberechtlichen Praxis nicht zu.

Darüber hinaus ist dem Auftraggeber auch zu empfehlen – außer bei Kartellrisiken – eine Budgetgrenze in die Vergabeunterlagen aufzunehmen. Hierbei ist unschädlich, dass der Auftraggeber damit seine Kostengrenze preisgibt, solange der Wettbewerb gesichert ist.

Ein Expertentipp: Der Auftraggeber sollte Bietern die Möglichkeit eröffnen, Optimierungsvorschläge einreichen zu dürfen. Bieter können damit eigene Ideen in das Verhandlungsverfahren einbringen, und dem Auftraggeber aufzeigen, welche Möglichkeiten es gibt, um die Kosten zu senken und damit zu einem wirtschaftlicheren Ergebnis zu kommen.

Welche Möglichkeiten bestehen zur Kostenbegrenzung bei der Ausgestaltung der Verträge?

Im Rahmen der Verträge ist das Problem des knappen Budgets nicht mehr direkt angelegt. Denn aus den Verträgen ergibt sich, welche Leistungen der Auftraggeber in welcher Höhe vergüten muss.

Insbesondere in der Baubranche besteht aber das Risiko, dass Auftragnehmer während der Bauphase Nachträge anmelden und für ihre Leistungen eine höhere Vergütung verlangen.

Diese Risiken kann der Auftraggeber reduzieren:

Entscheidend ist eine eindeutige und klare Leistungsbeschreibung. Diese kann der Auftraggeber entweder sehr präzise und vollständig ausformulieren, oder sie als funktionale Leistungsbeschreibung ausgestalten, bei der ein ganz bestimmter Erfolg durch den Auftragnehmer geschuldet ist.

Darüber hinaus sollte der Auftraggeber ein erfolgreiches Claim-Management betreiben. Der Auftraggeber sollte Nachträge und Behinderungsanzeigen nicht ohne Weiteres hinnehmen, sondern sie bei Zweifeln an der Richtigkeit zurückweisen.

Was sind Beispiele für eine effektive Kostenbegrenzung?

Ein Beispiel bei Bauprojekten ist die „Paketvergabe mit festem Preisschild“. Hierbei vergibt der Auftraggeber verschiedene Leistungen, also z.B. Planungs- und Bauleistungen, in einem Vergabeverfahren und wertet den Preis und die Qualität der Angebote.

Ein weiteres konkretes Beispiel aus der Praxis: Eine Gemeinde schrieb den Bau eines Schwimmbads aus. Dabei gab die Gemeinde in den Vergabeunterlagen – nicht wie sonst – bestimmte Anforderungen vor, sondern fragte die Bieter danach, welche Leistungen die Gemeinde für eine bestimmte, feste Vergütung erhält. Resultat war, dass die Gemeinde mit den Bietern herausarbeiten konnte, welche bestimmten Leistungen die Kosten in die Höhe treiben und an welchen Stellen die Gemeinde Kosten einsparen konnte.

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