Bundestag beschließt dauerhafte Einführung der virtuellen Hauptversammlung

Bundestag und Bundesrat haben am 8. Juli 2022 das Gesetz zur dauerhaften Einführung der virtuellen Hauptversammlung verabschiedet. Neben der Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung können Gesellschaften in den Rechtsformen der AG, KgaA und SE damit über das Auslaufen des sogenannten COVID-Gesetzes hinaus (Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie) auch nach dem 31. August 2022 ihre Hauptversammlung als virtuelle Veranstaltung einberufen.

Ausgangspunkt Satzungsermächtigung

Ausgangspunkt für das Abhalten einer virtuellen Hauptversammlung ist eine Ermächtigung in der Satzung. Die Satzung kann hierbei entsprechend der bereits geltenden Regelung zur Online-Teilnahme die virtuelle Hauptversammlung direkt vorsehen oder aber den Vorstand dazu ermächtigen, eine solche einzuberufen. Zu beachten ist jedoch, dass eine solche Bestimmung zur virtuellen Hauptversammlung in der Satzung jeweils auf einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Gründung der Gesellschaft oder Eintragung der entsprechenden Satzungsänderung befristet ist. Eine im Gesetzgebungsverfahren zwischenzeitlich bestehende Möglichkeit, bestimmte Beschlussgegenstände durch Satzungsregelung von der Behandlung in der virtuellen Hauptversammlung auszuschließen, sieht das verabschiedete Gesetz nicht mehr vor. 

Einberufung der virtuellen Hauptversammlung

Im Unterschied zur reinen Präsenzhauptversammlung ist die Nennung eines physischen Ortes bei der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung nicht nötig. In der Einberufung muss stattdessen angeben werden, wie sich Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten können und dass eine physische Präsenz der Teilnehmer am Ort der Versammlung ausgeschlossen ist. Bei den Einberufungsfristen gelten keine Besonderheiten.

Weggefallen ist insbesondere die aus dem COVID-Gesetz bekannte Möglichkeit der Einberufung mit verkürzten Einberufungsfristen. 

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Die zentralen technischen Voraussetzungen der virtuellen Hauptversammlung sind die Übertragung der gesamten Versammlung in Bild und Ton sowie die Stimmrechtsausübung der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation. Unter elektronischer Kommunikation ist hierbei die elektronische Teilnahme oder die elektronische Briefwahl (per „Mausklick“) zu verstehen.

Am Ort der Versammlung müssen zwingend nur der Versammlungsleiter und ggfs. Notar sowie Abschlussprüfer anwesend sein.

Aktionärsanträge in der virtuellen Hauptversammlung

Bei der virtuellen Hauptversammlung nach dem COVID-Gesetz waren spontane und damit die Gesellschaft möglicherweise überraschende Anträge in der Versammlung nicht möglich. Das Gesetz zur dauerhaften Einführung der virtuellen Hauptversammlung gewährt dem Aktionär nunmehr das Recht, Anträge, die keine Gegenanträge sind, im Wege der Videokommunikation in der Hauptversammlung zu stellen. Solche Anträge sind in erster Linie Verfahrensanträge wie der Antrag auf Abwahl des Versammlungsleiters, der Antrag zur Vertagung der Hauptversammlung oder sonstige Geschäftsordnungsanträge. Für Gegenanträge soll ferner, wie schon bei der virtuellen Hauptversammlung nach dem COVID-Gesetz, eine Fiktion gelten, wonach solche im Zeitpunkt der Zugänglichmachung als gestellt gelten. Im Unterschied zum COVID-Gesetz zieht das Gesetz zur dauerhaften Einführung der virtuellen Hauptversammlung den Zeitpunkt der fingierten Antragstellung jedoch vor mit der Folge, dass eine Abstimmung über den Antrag bereits im Vorfeld der Hauptversammlung ab dem Zeitpunkt des Zugänglichmachens des Antrags ermöglicht werden muss.

Das Fragerecht in und vor der virtuellen Hauptversammlung

Beim Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung hat der Gesetzgeber den Schwerpunkt der Ausübung, in Anlehnung an das COVID-Gesetz, in das Vorfeld der Versammlung verlagert.

Der Vorstand kann vorgeben, dass Aktionärsfragen bis spätestens drei Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind. Die Aktionäre können bei diesen Fragen somit schon die vorab veröffentlichte Rede des Vorstands berücksichtigen, welche ihnen bis spätestens sieben Tage vor der virtuellen Hauptversammlung zugänglich gemacht werden muss. Diese Fragen müssen dann bis spätestens einen Tag vor der Versammlung von der Gesellschaft beantwortet werden. Die fristgerecht eingegangenen Fragen und die Antworten der Gesellschaft hierzu sind den Aktionären vor der Versammlung zugänglich zu machen. Der Umfang der Einreichung von Fragen in der Einberufung kann ferner angemessen beschränkt werden. In der Begründung heißt es hierzu, dass die Beschränkung etwa durch die Vorgabe einer Höchstzahl von Fragen pro Aktionär, einer Zeichenbeschränkung oder aber durch eine Beschränkung der Gesamtzahl an zulässigen Fragen im Rahmen der Einberufung erfolgen kann.

Während der Abhaltung der virtuellen Hauptversammlung sind Nachfragen durch alle Aktionäre zu den Antworten auf die vorab gestellten Fragen zulässig. Daneben besteht ein Fragerecht für Sachverhalte, die sich erst nach Fristablauf ergeben haben. Fragen, die aufgrund eines bereits vorab bekannten Sachverhalts auch vor Ablauf der Frist zur Einreichung von Fragen hätten gestellt werden können, müssen dagegen nicht zwingend zugelassen werden.

Das Recht zur Einreichung von Stellungnahmen

Vollständig im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung verortet ist das Recht der Aktionäre Stellungnahmen einzureichen. Die Aktionäre haben hierfür bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung Zeit. Auch bei ihren Stellungnahmen können die Aktionäre damit die Rede des Vorstands berücksichtigen. Die Gesellschaft trifft weiter die Pflicht in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung eine Adresse mitzuteilen, unter welcher Aktionäre ihre Stellungnahmen einreichen können. Die eingereichten Stellungnahmen müssen den Aktionären wiederum spätestens vier Tage vor der Versammlung zugänglich gemacht werden, bei börsennotierten Gesellschaften über die Internetseite. Bei nicht börsennotierten Gesellschaften enthält das Gesetz keine Vorgaben für die Art und Weise wie die Stellungnahme zugänglich gemacht werden soll. Als Möglichkeiten nennt die Begründung auch hier die Internetseite der Gesellschaft oder bei in Textform eingereichten Stellungnahmen die Gesellschaftsblätter.

Das Recht zur Stellungnahme sowie die Zugänglichmachung dieser Stellungnahmen kann durch die Gesellschaft auf ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden.

Ferner kann auch der Umfang der Stellungnahmen angemessen beschränkt werden. Die möglichen Beschränkungen werden nach der Form bestimmt, in welcher die Gesellschaft die vorab eingereichten Stellungnahmen zur Verfügung stellt. Können diese in Textform eingereicht werden, kommt etwa die Beschränkung auf eine bestimmte Zeichenzahl in Betracht. Im Fall der Einreichung von Videobeiträgen kann deren Dauer beispielsweise auf eine Minutenzahl begrenzt werden, die nicht überschritten werden darf.

Das Recht auf Redebeiträge in der virtuellen Hauptversammlung

Ein weiteres Teilnahmerecht der Aktionäre ist das Recht im Wege der Videokommunikation einen Redebeitrag in der virtuellen Hauptversammlung zu erbringen. Bestandteile des Redebeitrags können insbesondere ein Auskunftsverlangen, Nachfragen, Anträge und Wahlvorschläge sein. Die Gesellschaft kann sich ferner in der Einberufung vorbehalten, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft vor dem Redebeitrag zu überprüfen und den Beitrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Anfechtungsrecht

Beim Anfechtungsrecht ist zu beachten, dass die durch eine technische Störung verursachte Verletzung von Rechten in der virtuellen Hauptversammlung nur dann zur Anfechtung berechtigt, wenn der Gesellschaft Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorgeworfen werden kann. Hiervon sei nicht auszugehen, wenn ein professioneller Dienstleister mit der technischen Durchführung der Versammlung beauftragt wird. Der weitreichende Anfechtungsausschluss des COVID-Gesetzes wurde somit nicht übernommen. Neu, und nicht exklusiv auf virtuelle Hauptversammlungen anzuwenden, ist ferner ein Anfechtungsausschluss bei Verstößen gegen die Pflicht zur Erteilung einer elektronischen Zugangsbestätigung.

Übergangsregelungen

Das Gesetz sieht eine Übergangsregelung vor, wonach die virtuelle Hauptversammlung bis einschließlich 31. August 2023 auch noch ohne die grundsätzlich erforderliche Satzungsermächtigung durch Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats einberufen werden kann. Sofern das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, kann die ordentliche Hauptversammlung des Jahres 2023 somit noch ohne Satzungsgrundlage als virtuelle Versammlung abgehalten werden. In dieser virtuellen Hauptversammlung sollte dann jedoch über eine entsprechende Satzungsermächtigung Beschluss gefasst werden, wenn beabsichtigt wird, auch in Zukunft weiter virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten. Ferner gilt der Anfechtungsausschluss bei Verstößen gegen die Pflicht zur elektronischen Erteilung einer Zugangsbestätigung erstmals für Hauptversammlungen, die ab dem Inkrafttreten der Neuregelungen einberufen werden.

Fazit

Die dauerhafte Einführung der virtuellen Hauptversammlung leistet zweifelsohne, wie schon das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie und das Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, einen bedeutenden Beitrag zur Digitalisierung im Gesellschaftsrecht. Gleichwohl bestehen auch nach der Verabschiedung des Gesetzes Bedenken, ob die virtuelle Hauptversammlung sich in der Praxis als echte, gleichwertige Alternative zur Hauptversammlung in Präsenz etablieren kann. Die vielfach während des Gesetzgebungsverfahrens geäußerte Kritik, die virtuelle Hauptversammlung könne sich, mit Blick auf ausufernde Teilnahmerechte der Aktionäre und hohen technischen Aufwand, als wenig attraktiv erweisen, wurde im Ergebnis nicht begegnet. Ob sich die virtuelle Hauptversammlung auch außerhalb von Pandemiezeiten in der Praxis dauerhaft etablieren kann, erscheint vor diesem Hintergrund fraglich und wird zu beobachten sein.