Datenschutzerklärung betreffend die Erstellung von Foto- und Videoaufnahmen

(Stand: 09.04.2024)

HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK PartGmbB (im Folgenden: "Veranstalter") ist Ausrichter von verschiedenen Veranstaltungsformaten. Im Rahmen der Veranstaltung werden Foto- und ggf. auch Videoaufnahmen (im Folgenden: "Aufnahmen") der Teilnehmer erstellt. Vor diesem Hintergrund informiert der Veranstalter die Teilnehmer nachfolgend gem. Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten:

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Heuking Kühn Lüer Wojtek PartGmbB
Georg-Glock-Straße 4
D-40474 Düsseldorf

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter Herr Harald Eul
(HEC Harald Eul Consulting GmbH)
Georg-Glock-Straße 4
D-40474 Düsseldorf
E-Mail: dsb(at)heuking.de

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Aufnahmen (Fotografien und ggf. [kurze] Videosequenzen) werden zur Dokumentation dieser Veranstaltung, zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit und insoweit vereinzelt auch zu Marketingzwecken hergestellt und genutzt. Dies geschieht insbesondere durch Veröffentlichung auf unserer Website und im Intranet der Kanzlei, ggf. durch Veröffentlichung einzelner Lichtbilder in dem sozialen Medium LinkedIn und ggf. in Printerzeugnissen und -medien. Ausgewählte Aufnahmen werden Teilnehmern zudem in einem passwortgeschützten Bereich zur individuellen Verwendung / Erinnerung bereitgestellt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Erstellung der Aufnahmen dient unserem berechtigten Interesse, öffentlich über die Durchführung und den Inhalt dieser Veranstaltung zu berichten und zu informieren.

Fotografien und Videoaufzeichnungen können auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) auch zu anderen als den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken gefertigt und verarbeitet werden. Mögliche Zwecke sind beispielhaft die (dauerhafte) Nutzung der Aufnahmen – auch von Einzelpersonen und Kleingruppen – in Social-Media, zukünftigen Veranstaltungsankündigungen (z. B. Flyern), Newslettern, Präsentationen, Imagefilmen oder Werbematerialien oder -kampagnen. HEUKING wird Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung über die Zwecke, das Verfahren zur Einholung Ihrer Einwilligung – z. B. durch Kennzeichnung der Namensschilder mit grünen (zustimmenden) oder roten (ablehnenden) Markierungspunkten oder ein bestimmtes Handzeichen (gehobener oder gesenkter Daumen) – sowie die beabsichtigte Speicherfrist gesondert informieren.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Aufnahmen der Teilnehmer, Ort und Zeit der Aufnahmen, ggf. unter Nennung des Namens, der Berufsbezeichnung und/oder Position des Teilnehmers werden in diesem Rahmen erhoben. Bei Teilnehmern, die selbst einen Veranstaltungsbeitrag halten, werden die Namen dieser Teilnehmer und die Titel ihrer Veranstaltungsbeiträge miteinander assoziiert.

4. Zum Umgang mit Aufnahmen bei HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK (Auswahlkriterien)

HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte und wählt diejenigen Aufnahmen, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, mit großer Sorgfalt aus: Aufnahmen, welche die Gefahr einer Diskreditierung oder Diskriminierung einer abgebildeten Person bergen lassen, werden unverzüglich – spätestens jedoch im Rahmen einer der Veranstaltung nachfolgenden Durchsicht des Bildmaterials – gelöscht. Aufnahmen, die Rückschlüsse auf besondere Kategorien von Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO erlauben, Minderjährige oder besonders schutzbedürftige Personen zeigen, werden ebenfalls unverzüglich – spätestens jedoch im Rahmen der nachfolgenden Durchsicht – gelöscht. Ferner gelöscht werden Aufnahmen von Mitarbeitern, die nicht schriftlich in die Verarbeitung von Aufnahmen eingewilligt haben. Die vorstehenden Sätze gelten auch, wenn es sich um ein bloßes Hintergrundgeschehen handelt.

Die verbleibenden Bilder werden üblicherweise allen Veranstaltungsteilnehmern in einem passwortgeschützten Bereich der Teilnehmermanagementsoftware eventry zugänglich gemacht.

Soweit Lichtbilder oder Videoaufzeichnungen, die Einzelpersonen oder Kleingruppen zeigen, einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wird der Veranstalter die Einwilligung der abgebildeten Personen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) in die jeweils beabsichtigte Nutzung einholen oder sie unkenntlich machen (z. B. durch starkes Weichzeichnen des Hintergrundes).

Alle Lichtbilder und Videoaufzeichnungen werden nach 3 Jahren gelöscht.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Erstellung der Aufnahmen erfolgt durch Mitarbeiter oder vom Vertragspartner beauftragte Fotografen, mit denen wir einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung haben. Eine Weitergabe der hochauflösenden Original-Aufnahmen an Dritte findet generell nicht statt. Eine Auswahl wird den Veranstaltungsteilnehmern mittels „eventry“, einer Teilnehmermanagementsoftware der Guest-One GmbH, mit der wir ebenfalls eine Auftragsdatenverarbeitung vereinbart haben, zu Verfügung gestellt. Ausgewählte Bilder werden schließlich in reduzierter Bildauflösung auf der Website, im Intranet der Kanzlei, in dem sozialen Medium LinkedIn und ggf. in Printmedien veröffentlicht, wodurch sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

6. Rechte des Abgebildeten

Der Abgebildete hat gegenüber dem Veranstalter das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Darüber hinaus hat der Abgebildete das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung durch den Veranstalter zu beschweren.

Soweit wir die Verarbeitung der Aufnahmen auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) stützen, kann der Abgebildete aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

7. Speicherdauer

Aufnahmen, die im Anschluss an die Veranstaltung keine Verwendung finden, werden unverzüglich gelöscht. Die verwendeten Aufnahmen werden seitens des Veranstalters längstens für eine Dauer von 3 Jahren gespeichert und anschließend gelöscht. Wurden Foto- oder Videoaufnahmen im Internet (z. B. in Sozialen Medien) veröffentlicht, kann der Veranstalter nicht ausschließen, dass die Aufnahmen auch über die Dauer von 3 Jahren hinaus von Dritten vorgehalten oder zugänglich gemacht werden.

8. Risiken

Bitte berücksichtigen Sie, dass mit Erstellung und Veröffentlichung der Aufnahmen Risiken für Ihre Persönlichkeitsrechte verbunden sind. Die Aufnahmen und Daten in der Ziff. 3 genannten Kategorien sind regelmäßig über Suchmaschinen auffindbar. Es besteht dadurch unter anderem das Risiko des Missbrauchs durch Dritte, der unkontrollierten Weiterverbreitung sowie die Gefahr des möglicherweise mangelhaften Rechtsschutzes bei Missbrauch oder Speicherung der Aufnahmen außerhalb der EU.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie mit der Erstellung und Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind!

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_{Stand Datenschutzerklärung betreffend die Erstellung von Foto- und Videoaufnahmen: 09. April 2024}