BAG: Arbeitgeber können Kosten von Compliance-Untersuchungen grundsätzlich zurückfordern

Laut Urteil des Bundearbeitsgerichts (BAG) muss ein Mitarbeiter seinem Arbeitgeber die durch ihn verursachten Compliance-Kosten erstatten, sofern der Arbeitgeber deren Erforderlichkeit hinreichend darlegt.

Interne Ermittlung bestätigt Compliance-Verstoß

Im konkreten Fall lagen dem Arbeitgeber mehrere anonyme Verdachtsmeldungen darüber vor, dass ein Mitglied der Führungsebene mehrere Compliance-Verstöße begangen hatte. Um den Vorwürfen nachzugehen, beauftragte der Arbeitgeber eine auf die Durchführung von Compliance-Ermittlungen spezialisierte Anwaltskanzlei mit näheren Nachforschungen. Die interne Ermittlung bestätigte u.a. den Verdacht des Spesen- und Abrechnungsbetruges. Ausweislich des Untersuchungsberichts hatte der Arbeitnehmer u.a. auf Kosten des Arbeitgebers Personen ohne dienstliche Veranlassung zum Essen eingeladen und Reisekosten für von ihm unternommene Fahrten zu Champions-League-Spielen abgerechnet. Die Tickets für die Spiele hatte der Arbeitnehmer auf Anforderung von Geschäftspartnern des Arbeitgebers erhalten. Überdies waren in erheblichem Umfang Kreditkartenabrechnungen zu prüfen sowie dem Arbeitnehmer vorgeworfen, er habe Externe zu eigenen Gunsten (für eine Lehrstuhltätigkeit) auf Kosten seines Arbeitgebers beauftragt. Insgesamt standen Schadensersatzansprüche von mehreren hunderttausend Euro im Raum. Für die Ermittlungsmaßnahmen, die sich auch gegen andere Arbeitnehmer richteten, sowie für die Erstellung des Untersuchungsberichts stellte die Anwaltskanzlei auf Basis einer Honorarvereinbarung mit einem Stundensatz von EUR 350 insgesamt etwas mehr als EUR 200.000 in Rechnung.

Erfolglose Kündigungsschutzklage

Nachdem dem Arbeitnehmer fristlos gekündigt worden war, erhob dieser eine Kündigungsschutzklage, welche rechtskräftig abgewiesen wurde. Der Arbeitgeber wiederum machte im Rahmen einer Widerklage die ihm durch die Aufklärung der Verdachtsmeldungen entstandenen Ermittlungskosten geltend.

Nachdem das Arbeitsgericht Mannheim einen Anspruch auf Kostenerstattung noch abgelehnt hatte, sprach das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 21. April 2020 – 19 Sa 46/19) dem Arbeitgeber zumindest einen Anspruch auf Erstattung in Höhe von EUR 66.500 zu. Hierbei handelt es sich um die Kosten, die dem Unternehmen durch die Ermittlungen der Kanzlei bis zum Ausspruch der Kündigung entstanden waren.

Die Entscheidung des BAG

Das BAG bestätigte dem Grunde nach die Entscheidung des LAG Baden-Württemberg. Explizit widersprach das BAG der vorgetragenen Auffassung des Arbeitnehmers, dass einem solchen Kostenerstattungsanspruch die Regelung in § 12a ArbGG entgegen stehe. Dieser schließt nämlich – anders als in anderen Zivilverfahren – prozessual wie materiell einen Kostenerstattungsanspruch der Parteien aus. Allerdings schränke § 12a ArbGG gerade nicht Schadensersatzansprüche der Parteien ein. Insoweit betonte das BAG, dass

„ein Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die durch das Tätigwerden einer spezialisierten Anwaltskanzlei entstandenen notwendigen Kosten ersetzt verlangen [kann], wenn er die Anwaltskanzlei anlässlich eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers mit Ermittlungen gegen diesen beauftragt hat und der Arbeitnehmer einer schwerwiegenden vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung überführt wird. Sofern ein konkreter Verdacht einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers vorliegt, gehören auch die zur Abwendung drohender Nachteile notwendigen Aufwendungen des Geschädigten zu dem nach § 249 BGB zu ersetzenden Schaden.“

Trotz dieser erfreulichen Klarstellung dem Grunde nach gab das BAG der Revision des Arbeitnehmers statt. Im vorliegenden Fall habe der Arbeitgeber nicht hinreichend dargelegt, dass die durch die Anwaltskanzlei verursachten Kosten auch tatsächlich erforderlich waren. Der Arbeitgeber hätte darlegen müssen,

„welche konkreten Tätigkeiten bzw. Ermittlungen wann und in welchem zeitlichen Umfang wegen welchen konkreten Verdachts gegen den Kläger von der beauftragten Anwaltskanzlei ausgeführt wurden.“

Handlungsempfehlung

Zwar hat das BAG im konkreten Fall die Erstattungspflicht des Arbeitnehmers im Ergebnis abgelehnt. Dennoch beinhaltet die Entscheidung eine für die Arbeitgeberseite positiv zu bewertende Tendenz. Ein Erstattungsanspruch gegenüber Arbeitnehmern für erforderliche Compliance-Kosten durch externe Dienstleister ist demnach im Grundsatz gegeben. Allerdings hebt das BAG insoweit hervor, dass – in Abgrenzung auch zum Anwendungsbereich des § 12a ArbGG – „nur“ die Kosten der Aufklärung konkreter Verdachtsmomente erstattungsfähig seien. Im konkreten Fall richtete sich der Ermittlungsauftrag zunächst auf eine „Whistleblower-Mitteilung“ und wurde – peu a peu mit Fortgang der Ermittlungen ausgeweitet und betraf zudem mehrere Verdächtige. 

Im konkreten Fall verneinte das BAG den Erstattungsanspruch, da der Arbeitgeber nicht hinreichend klar habe darlegen können, welche der geltend gemachten Kosten denn tatsächlich

• in Bezug auf den Verdacht gegen den Arbeitnehmer und
• beschränkt auf den ursprünglichen Verdacht

entstanden seien.

Der von der Anwaltskanzlei in Ansatz gebrachte Stundensatz von EUR 350 wurde vom BAG nicht problematisiert; das LAG Baden-Württemberg hielt insoweit fest, dass dieser Stundensatz 

„dem üblichen für qualifizierte und spezialisierte Rechtsanwälte [entspreche]“.

Unabdingbar bleibt für Unternehmen vor dem Hintergrund der jüngsten Rechtsprechung demnach eine lückenlose Dokumentation der konkreten Vorgehensweise. Der Arbeitgeber muss dokumentieren und darlegen, zu welchem Zeitpunkt welche Verdachtsmomente bestanden haben und wieso welche Ermittlungsmaßnahmen angezeigt waren und beauftragt wurden. Außerdem muss eine dezidierte Aufschlüsselung der Ermittlungstätigkeiten erfolgen, die auch die einzelnen veranlassenden Verdachtsmomente konkret darstellt. Zugleich muss der Arbeitgeber im Blick behalten, dass die Kosten für die Ermittlungsmaßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zur Gesamthöhe des ersatzfähigen Schadens stehen. Mithin müssen die Compliance-Kosten auch wirtschaftlich angemessen, d.h. verhältnismäßig sein.