Corona und die Feststellung des Jahres- und Konzernabschlusses, insbesondere im Hinblick auf die Bilanzsitzung des Aufsichtsrates

^{Aktueller Stand: 17. April 2020}

Die Beschränkungen im Hinblick auf den COVID-19-Virus rücken auch die Frage der fristgerechten Aufstellung, Prüfung, Feststellung und Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse in den Vordergrund, insbesondere für börsennotierte Aktiengesellschaften. Hintergrund hierfür ist der Umstand, dass kapitalmarktorientierte Unternehmen, d.h. Unternehmen, deren Wertpapiere im regulierten Markt notiert sind, ihren Jahres- und ggf. Konzernabschluss nach HGB und WpHG innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu veröffentlichen haben. Dies setzt auch voraus, dass die Prüfung durch den Abschlussprüfer innerhalb dieser Frist zu erfolgen hat.

Noch weitergehend verlangt der Deutsche Corporate Governance Kodex („Kodex“) in Empfehlung F.2 (in der seit dem 20. März 2020 geltenden Fassung vom 16. Dezember 2019), dass die Abschlüsse sogar bereits 90 Tage nach Ende des Geschäftsjahres der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Diese Frist ist zwar für die Unternehmen nicht bindend. Aufgrund der „Comply-or-Explain“ Systematik des Kodex sind jedoch etwaige Abweichungen von dieser Frist in der Corporate Governance Erklärung offen zu legen.

Fristablauf für Gesellschaften mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr

Entspricht das Geschäftsjahr eines kapitalmarktorientierten Unternehmens nun, wie häufig, dem Kalenderjahr, läuft die Frist für die Veröffentlichung nach HGB bzw. WpHG Ende April 2020 ab. Die Einhaltung der Vorgaben des Kodex hätte eine Veröffentlichung bereits bis zum 30. März 2020 erfordert.

Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass für die Aufstellung des Jahres- bzw. Konzernabschlusses eine Frist von drei Monaten nach Geschäftsjahresende vorgesehen ist, sodass die Aufstellung durch den Vorstand bereits bis zum 31. März 2020 zu erfolgen hatte.

Vor dem Hintergrund der weitreichenden Einschränkungen durch den COVID-19-Virus stellt sich nunmehr die Frage, ob und wie kapitalmarktorientierte Unternehmen diese Frist(en) einhalten können.

Dabei ist zunächst festzustellen, dass die Fristen des HGB und WpHG für die Aufstellung und Veröffentlichung der Abschlussunterlagen starr sind und keine Verlängerungsmöglichkeiten zulassen. Auch Ausnahmeregelungen für Fälle höherer Gewalt sind nicht vorgesehen.

Schwierigkeiten aufgrund der aktuellen Situation

Die Einhaltung der Fristen kann sich insbesondere dann schwierig gestalten, wenn der Abschlussprüfer Prüfungshandlungen vor Ort vornehmen muss, die ihm aufgrund der aktuellen Beschränkungen praktisch nicht mehr möglich sind. Soweit uns derzeit ersichtlich, gibt es noch keine allgemeingültigen Vorgaben, wie Abschlussprüfer in solchen Fällen verfahren werden. Zwar hat die BaFin bereits in Spezialfällen im Bereich der Prüfungen nach KWG und für Prüfungen von Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach WpHG Ausnahmemöglichkeiten für Vor-Ort-Prüfungen zugelassen. Für die allgemeine Prüfung nach HGB sind uns jedoch aktuell keine derartigen Ausnahmen oder Bestrebungen, solche einzuführen, bekannt. Anfragen bei Abschlussprüfern haben ergeben, dass teilweise wohl erwogen wird, zum Zwecke der  bestmöglichen Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen die Veröffentlichungen und Prüfungshandlungen so weit wie möglich vorzunehmen und in den Prüfbescheinigungen darauf hinzuweisen, welche Prüfungshandlungen nicht vorgenommen werden konnten. Hierbei handelt es sich aber vorerst nur um Gedankenspiele einzelner Abschlussprüfer.

Für die Fertigstellung der Abschlussunterlagen wird wohl auch zu berücksichtigen sein, dass bei einigen Unternehmen aufgrund der aktuellen Entwicklungen die Going-Concern-Prognose fraglich geworden sein könnte. Daher wird in solchen Fällen zunächst offen sein, ob der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers ohne Einschränkung erteilt werden kann. Die Entscheidung über die Going-Concern-Prognose könnte zu Verzögerungen in der Finalisierung der Abschlüsse führen.

Von Bedeutung wird auch die Frage werden, wie die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf das Unternehmen im Jahres- bzw. Konzernabschluss, insbesondere dem Lagebericht / dem Prognose- und Risikobericht, inhaltlich darzustellen sind. Das Institut der Wirtschaftsprüfer („IDW“) hat sich jedenfalls in zwei fachlichen Hinweisen vom 4. und 25. März 2020 zu Fragen geäußert, ob und wie die Corona-bedingten Entwicklungen inhaltlich in den Jahres bzw. Konzernabschlüssen berücksichtigt werden sollten. 

Möglichkeit der Durchführung der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats im Wege einer Videokonferenz

In diesem Zusammenhang ist auch auf die Modalitäten der Durchführung der sogenannten Bilanzsitzung des Aufsichtsrats hinzuweisen. Nach § 171 Abs. 1 Satz 2 AktG hat der Abschlussprüfer an den Verhandlungen des Aufsichtsrats oder des Prüfungsausschusses teilzunehmen, um den Aufsichtsratsmitgliedern über die Ergebnisse der Prüfung zu berichten und Fragen zu beantworten. Aus dieser Teilnahmepflicht des Abschlussprüfers wurde grundsätzlich eine körperliche Anwesenheit des Abschlussprüfers und damit die Durchführung der Bilanzsitzung insgesamt in Form einer Präsenzsitzung gefordert. Die Präsenzsitzung sei erforderlich, um den vom Gesetz geforderten intensiven und unmittelbaren Austausch mit dem Abschlussprüfer zu gewährleisten. Inzwischen entspricht es allerdings der herrschenden Meinung, dass auch eine Zuschaltung des Abschlussprüfers oder auch die Durchführung der Sitzung insgesamt per Videokonferenz diesem Erfordernis ausreichend Rechnung trägt. Denn für die Effektivität der Erörterungen sei nicht das Format, sondern die Intensität des Austauschs entscheidend. Gestützt wird dies auch auf eine Gesetzesänderung aus 2002, nach der die gesetzlich vorgesehenen Pflichtsitzungen des Aufsichtsrats nicht zwingend Präsenzsitzungen sein müssen.

Eine Videokonferenz ist daher grundsätzlich geeignet, den erforderlichen inhaltlichen Austausch mit dem Abschlussprüfer sicherzustellen. Die Literatur führt allerdings nur die Videokonferenz als mögliche Alternative zu einer Präsenzsitzung an. Die Möglichkeit einer Telefonkonferenz wird nicht erörtert. Aus der ausdrücklichen Erwähnung einer Videokonferenz und der Nichterwähnung von Telefonkonferenzen wird man wohl folgern können, dass die Abhaltung einer Telefonkonferenz nicht ausreichend sein wird. Eine Stimme in der Literatur führt sogar ausdrücklich an, dass es zwingend einer Bild- und Tonübertragung bedarf, sodass Telefonkonferenzen nicht möglich sind. Daher empfehlen wir, die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats nicht im Wege einer Telefon-, sondern im Rahmen einer Videokonferenz abzuhalten.

Geldbußen im Falle der Überschreitung der Fristen

Sollten der Jahres- und Konzernabschluss nicht innerhalb der viermonatigen Frist veröffentlicht werden, drohen gemäß HGB bzw. WpHG empfindliche Geldbußen. Diese sind gerade für kapitalmarktorientierte Unternehmen jüngst erheblich angehoben worden und haben im letzten Jahr zu hohen Geldbußen geführt. Die Geldbußen können vom Bundesamt für Justiz (bei Verstößen gegen HGB) und von der BaFin (bei Verstößen gegen WpHG) verhängt werden, jedoch auch und insbesondere von den betreffenden Börsen. Allerdings ist die Verhängung von Geldbußen auch jeweils von einem Verschulden abhängig. Im Bereich des HGB ist dies zwar nicht unumstritten, entspricht allerdings der überwiegenden Meinung in der Rechtsprechung und Literatur.

Hinzuweisen ist auch auf den Umstand, dass die dreimonatige Frist zur Aufstellung des Jahres- bzw. Konzernabschlusses sogar strafbewehrt ist. Da die entsprechende Strafvorschrift allerdings ebenfalls ein Verschulden voraussetzt und ein Verschulden in der aktuellen Situation nicht vorliegen sollte, sieht das Bundesjustizministerium derzeit keinen Anlass, über eine Anpassung der Fristen nachzudenken.

Was die Verhängung von Strafen angeht, hat die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde („ESMA“) in einem „Public Statement“ am 27. März 2020 den nationalen Aufsichtsbehörden jedenfalls empfohlen, Fristüberschreitungen wegen der Corona-Pandemie kurzzeitig nicht zu verfolgen. Die ESMA betont aber gleichzeitig, wie bedeutend rechtzeitige und transparente Finanzberichte sind. Ferner sollen die Emittenten ihre Anleger darüber auf dem Laufenden halten, wie lange sich die Veröffentlichung verzögert.

Auf der Grundlage dieser Empfehlung hat das Bundesamt für Justiz („BfJ“) am 8. April 2020 beschlossen, gegen im regulierten Markt notierte Unternehmen, deren Frist zur Offenlegung für den Jahresabschluss 2019 regulär am 30. April 2020 abläuft, vor dem 1. Juli 2020 kein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten. Ferner wurden vom BfJ mehrere entlastende Maßnahmen zugunsten derjenigen Unternehmen beschlossen, die ihre bereits fälligen Jahresabschlüsse bisher nicht fristgerecht einreichen konnten.

Auch die Frankfurter Wertpapierbörse hat sich mit Hinweisen zur Frage der Behandlung etwaiger Corona-bedingter Fristüberschreitungen geäußert. Zwar sehen weder die Börsenordnung noch die AGB für den Freiverkehr Möglichkeiten vor, vorab Fristverlängerungen oder sonstige Erleichterungen hinsichtlich der Erfüllung der Transparenzvorgaben für im regulierten Markt oder Freiverkehr notierte Unternehmen zu gewähren. Gleichwohl ist die Frankfurter Wertpapierbörse bereit, etwaige aufgrund der aktuellen Situation auftretende Schwierigkeiten bei der Aufarbeitung von Pflichtverstößen zu berücksichtigen. Zu diesem Zweck bittet die Frankfurter Wertpapierbörse die Emittenten darum, möglichst frühzeitig Kontakt mit ihr aufzunehmen und den Stand der Finanzberichterstattung und ggf. Abschlussprüfung mitzuteilen. Ferner soll der Emittent anschließend und fortlaufend folgende Informationen dokumentieren, damit diese zu gegebener Zeit an die Frankfurter Wertpapierbörse übermittelt werden können:

• Wesentliche Bemühungen hinsichtlich der Pflichteinhaltung,
• Ggf. die Kausalität zwischen der Pflichtverletzung (sprich Fristüberschreitung) und den Corona-bedingten Einschränkungen und
• Ggf. sonstige wesentliche Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der aktuellen Situation.

Dabei weist die Frankfurter Wertpapierbörse darauf hin, dass die ESMA derzeit nur die Jahresfinanz- bzw. Halbjahresfinanzberichte als betroffen ansieht, die sich auf eine Berichtsperiode beziehen, die am oder nach dem 31. Dezember 2019, aber vor dem 1. April 2020 enden.

Unternehmen sind daher in jedem Fall gut beraten, frühzeitig Kontakt zur Börse aufzunehmen und genau zu dokumentieren, inwiefern sie aufgrund der aktuellen Situation an der fristgemäßen Fertigstellung und Veröffentlichung der Abschlussunterlagen verhindert sind. Ferner hat der Emittent die Kapitalmarktteilnehmer durch Veröffentlichungen über etwaige Fristüberschreitungen zu informieren. 

Es bleibt abzuwarten, ob sich auch noch der Gesetzgeber der Thematik der Corona-bedingten Fristüberschreitungen annehmen wird. Soweit ersichtlich gibt es hierzu noch keine konkreten Überlegungen. Wir werden allerdings die Sachlage laufend überwachen und Sie über aktuelle Entwicklungen informieren.

FAZIT

Für kapitalmarktorientierte Unternehmen, d.h. Unternehmen, deren Wertpapiere zum regulierten Markt zugelassen sind, kann sich die Einhaltung der Frist von drei Monaten nach Geschäftsjahresende zur Aufstellung und vier Monate nach Geschäftsjahresende zur Veröffentlichung des geprüften Jahres- bzw. Konzernabschlusses derzeit schwierig gestalten. Die im HGB und WpHG vorgesehenen Fristen sind nicht verlängerbar und sehen keine Ausnahmen für höhere Gewalt vor. Im Falle einer Überschreitung der Frist drohen zwar hohe Bußgeldzahlungen. Allerdings sollten unverschuldete Verzögerungen dabei berücksichtigt werden. Die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde ESMA hat in einem „Public Statement“ am 27. März 2020 den nationalen Aufsichtsbehörden empfohlen, Fristüberschreitungen wegen der Corona-Pandemie kurzzeitig nicht zu verfolgen. Das Bundesamt für Justiz („BfJ“) ist dieser Empfehlung am 8. April 2020 gefolgt und hat beschlossen, gegen kapitalmarktorientierte Unternehmen, deren Frist zur Offenlegung für den Jahresabschluss 2019 regulär am 30. April 2020 abläuft, vor dem 1. Juli 2020 kein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten. Auch die Frankfurter Wertpapierbörse hat angekündigt, die  aktuellen Umstände bei etwaigen Pflichtverletzungen zu berücksichtigen. Hierfür bittet die Frankfurter Wertpapierbörse allerdings um frühzeitige Kontaktaufnahme und laufende Dokumentation des Sachstands und der Maßnahmen des Emittenten.   

Für die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats, in der die geprüften Abschlussunterlagen zusammen mit dem Abschlussprüfer erörtert werden, besteht jedenfalls die Möglichkeit, von der Durchführung einer Präsenzsitzung abzusehen und eine Sitzung per Videokonferenz abzuhalten. Dagegen wird die Durchführung einer Telefonkonferenz wohl nicht den Anforderungen an eine Bilanzsitzung genügen.

Ob sich vor dem Hintergrund der aktuellen Situation auch noch der Gesetzgeber der Frage der fristgerechten Verabschiedung der Abschlüsse annehmen wird, etwa durch Ausnahmeregelungen, bleibt abzuwarten. Wir werden die Sachlage laufend beobachten und Sie informiert halten.

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