Jahresbericht nach § 10 Absatz 2 LkSG – Fragenkatalog des BAFA soll Berichtserstellung erleichtern

Berichtspflicht nach § 10 Absatz 2 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Ab dem 1. Januar 2023 sind alle Unternehmen, die vom Anwendungsbereich des LkSG erfasst werden, verpflichtet, jährlich einen Bericht über die Erfüllung der ihnen nach dem LkSG obliegenden Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und diesen auf ihrer Website zu veröffentlichen. Bei der Berichtspflicht gemäß § 10 Absatz 2 LkSG handelt es sich um eine der wesentlichen Kernpflichten nach dem LkSG. Daneben ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren.

Der Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten wird webbasiert aus den Antworten generiert, die von den betroffenen Unternehmen in einen hierzu vorgegebenen elektronischen Fragebogen einzugeben sind und ist spätestens vier Monate nach Ende des Geschäftsjahres an die zuständige Aufsichtsbehörde, das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle („BAFA“), zu übermitteln. Um eine unbürokratische Einreichung des Berichts zu ermöglichen hat das BAFA bereits angekündigt, ab Frühjahr 2023 die hierfür erforderliche Online-Eingabemaske zur Verfügung zu stellen, über welche die Antworten aus dem Fragenkatalog eingegeben werden können.

Fragenkatalog des BAFA zur Berichterstattung

Das BAFA hat den Fragenkatalog zur Berichterstattung am 14. Oktober 2022 veröffentlicht. Anhand dieses Fragenkataloges, der aktuell 437 Multiple-Choice-Fragen umfasst, können Unternehmen bereits jetzt selbst prüfen, wie sie ihrer ab dem 1. Januar 2023 bestehenden Berichtspflicht ordnungsgemäß nachkommen können. Damit ist der Katalog zugleich eine willkommene Kontrolle der eigenen Bemühungen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten.

Der Inhalt des Fragenkataloges „übersetzt“ die gesetzlichen Bestimmungen des LkSG in leicht verständliche Fragen. Das BAFA erwartet nach eigenem Bekunden keine Angaben, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus gehen.

Der Fragebogen enthält sowohl verbindliche Berichtsfragen als auch Fragen, deren Beantwortung auf freiwilliger Basis erfolgt. Soweit die Beantwortung von Fragen freiwillig erfolgt, sind diese Frage im Fragebogen entsprechend kenntlich gemacht – der Verzicht auf die Beantwortung solcher Fragen wirkt sich für das Unternehmen nicht nachteilig aus. Das BAFA weist sogar ausdrücklich darauf hin, dass sich freiwillige Angaben positiv auswirken können, wenn und weil solche Angaben im Rahmen einer möglichen, risikobasierten Kontrolle eine verkürzte Prüfung durch das BAFA ohne weitere Anforderung von Nachweisen ermöglichen.

Der Fragenkatalog des BAFA orientiert sich an der im Gesetz angelegten „Bemühenspflicht“. Dies bedeutet, dass auch begonnene, aber noch nicht abgeschlossene Prozesse, unternehmensspezifische Strukturen oder Inhalte aus bereits existierenden Berichten und Dokumentationen über sogenannte Freitextfelder in den Bericht mit aufgenommen werden können. Plausible Erläuterungen werden bei der Prüfung durch das BAFA angemessen berücksichtigt. Hierdurch soll den unterschiedlichen unternehmerischen Realitäten, insbesondere im ersten Berichtsjahr, Rechnung getragen werden. Zugleich anerkennt das BAFA offenbar, dass bestimmte Prozesse im Rahmen des LkSG auch über einen längeren Zeitraum erfüllt werden können, z.B. dann, wenn die erforderlichen Ressourcen dies nicht anders zulassen.

Fragen, die mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können (sogenannte geschlossene Fragen), können ggf. über ein sogenanntes Freitextfeld ergänzt werden. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn Prozesse im ersten Berichtsjahr noch nicht vollständig abgeschlossen sind oder unternehmensspezifische Strukturen eine Beantwortung der Frage mit „Ja“ als unbillig erscheinen lassen. Wird über das Freitextfeld plausibel erläutert, warum eine Frage mit „Nein“ beantwortet wird, wird auch dies vom BAFA angemessen berücksichtigt. Sofern und soweit Multiple-Choice-Fragen verwendet werden, soll dies in erster Linie der Erleichterung dienen.

Werden alle Fragen des Fragebogens vollständig und wahrheitsgemäß beantwortet, gelten die inhaltlichen Anforderungen an den Bericht gemäß § 10 Absatz 2 Satz 2 LkSG als erfüllt.

Auskünfte auf Fragen, durch deren Beantwortung sich der Betroffene selber oder seine nahen Angehörigen der Gefahr einer strafgerichtlichen Verfolgung oder eines Verfahrens nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten aussetzt, können verweigert werden (Aussageverweigerungsrecht).

Schließlich sind im Bericht nur Angaben zu machen, wenn und soweit es sich hierbei nicht um Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens handelt. Im Bericht angefragte Angaben, bei denen es sich um ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis handelt, können bei der Beantwortung der betroffenen Frage ausgelassen werden.

Praxishinweis

Der Fragenkatalog des BAFA zur Berichterstattung gemäß § 10 Absatz 2 LkSG unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des LkSG. Er ermöglicht den betroffenen Unternehmen bereits jetzt kritisch zu prüfen, ob und wenn ja in welchem Umfang sie bereits die unternehmerischen Sorgfaltspflichten nach dem LkSG erfüllen und wo ggf. noch Handlungsbedarf besteht. Werden die Fragen aus dem Fragenkatalog mit „Ja“ beantwortet, spricht einiges dafür, dass das Unternehmen bereits auf einem „guten Wege“ zur Umsetzung der Anforderungen des LkSG ist – müssen Fragen mit „Nein“ beantwortet werden, besteht noch Handlungsbedarf.

Da das LkSG am 1. Januar 2023 in Kraft tritt, sollten sich alle berichtspflichtigen Unternehmen bereits jetzt ernsthaft mit dem Fragenkatalog des BAFA sowie den bereits veröffentlichten Handreichungen des BAFA, insbesondere mit der Handreichung „Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“ sowie der Handreichung zur Umsetzung einer Risikoanalyse nach den Vorgaben des LkSG befassen.

Heuking Kühn Lüer Wojtek berät Sie in allen Fragen rund um das Thema Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Sprechen Sie uns gerne an!