Update Compliance 3/2024
Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen auf kommunaler Ebene – NRW-Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft
Das Ausführungsgesetzes zum Hinweisgeberschutzgesetz in Nordrhein-Westfalen (HinSchG AG NRW) ist am 30. Dezember 2023 in Kraft getreten. Es verpflichtet Kommunen und kommunale Beschäftigungsgeber in NRW unter anderem zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen.
Über den Anwendungsbereich des HinSchG AG NRW haben wir bereits im Update Compliance 1/2024 informiert. Das Gesetz verpflichtet alle Gemeinden und Gemeindeverbände ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und mindestens 50 Beschäftigten dazu, eine interne Meldestelle zur Entgegennahme von Hinweisen ihrer Beschäftigten einzurichten und zu betreiben. Die Verpflichtung gilt auch für alle rechtsfähigen Anstalten des öffentlichen Rechts sowie für alle sonstigen Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden oder Gemeindeverbänden stehen und mindestens 50 Beschäftigte haben. Erfasst sind also sämtliche kommunalen Beschäftigungsgeber in NRW. Auch Bayern und Hessen haben entsprechende Gesetze erlassen.
Anforderungen an die Meldestelle
Was gilt es nun von den Kommunen und kommunalen Beschäftigungsgeber bei der Einrichtung der internen Meldestelle zu beachten? Ziel ist es, eine vertraulich arbeitende, fachkundige und unabhängige Anlaufstelle zu schaffen, der Beschäftigte Verstöße gegen geltendes Recht melden können. An diese interne Meldestelle stellen das HinSchG AG NRW und das HinSchG einige Anforderungen:
Operativ muss entschieden werden, ob die Meldestelle für einen kommunalen Beschäftigungsgeber allein betrieben werden soll oder ob Ressourcen geteilt bzw. ausgelagert werden können und sollen. Das HinSchG AG NRW eröffnet die Möglichkeit, die Meldestellen gemeinsam oder von gemeinsamen Behördendiensten zu betreiben. Auch kann ein externer Dienstleister mit der Wahrnehmung von Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden. Auch bei Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle für mehrere kommunale Beschäftigungsgeber verbleibt die Pflicht, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen, immer beim jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Die Person(en), welche mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden, müssen die nötige Fachkunde besitzen, um Hinweisgebermeldungen einordnen und bearbeiten zu können. Auch angemessene Folgemaßnahmen, wie weitere Sachverhaltsaufklärung oder die Abgabe des Verfahrens an zuständige Stellen, müssen erkannt und durchgeführt werden. Ein Kernstück des HinSchG ist das Vertraulichkeitsgebot. Identitäten sowohl von hinweisgebenden Personen als auch von betroffenen Personen und Informationen, die Rückschlüsse hierauf ermöglichen, dürfen nur unter den Voraussetzungen der §§ 8, 9 HinSchG von der Meldestelle weitergegeben werden.
Die Beschäftigungsgeber sind dazu verpflichtet, ihre Beschäftigten über das interne Meldeverfahren zu informieren und müssen die Meldestelle mit den notwendigen personellen und materiellen Ressourcen sowie Befugnissen ausstatten. Die Pflichten des HinSchG sind in der Regel bußgeldbewehrt. Eine rechtskonforme Ausgestaltung ist damit essentiell.
Die Einrichtung der Meldestelle sollte nicht als reine Pflicht, sondern auch als Chance gesehen werden. So deckt jeder zweite Hinweis unethisches Verhalten auf und beinahe jeder dritte Hinweis erhebliche finanzielle Schäden (Quelle: Whistleblowing Report 2021, FH Graubünden Verlag, Chur 2021). Auch die Befürchtung von Denunziantentum oder einer „Meldeschwemme“ unberechtigter Eingaben hat sich der Praxis nicht bewahrheitet.
