Verlängerung der COVID-19-Regelungen zu virtuellen Gesellschafterversammlungen / Hauptversammlungen bis Ende 2021 steht fest

Das Bundeskabinett hat am 14. Oktober 2020 beschlossen, die Regelungen zu virtuellen Gesellschafterversammlungen / Hauptversammlungen bis Ende 2021 zu verlängern. Das Bundeskabinett stimmte damit einem Referentenentwurf des BMJV für eine Verordnung aus September 2020 zu. In der Praxis werden Gesellschaften künftig jedoch begründen müssen, warum sie eine virtuelle Gesellschafterversammlung durchführen. Zudem sollten Unternehmen auf eine möglichst gesellschafterfreundliche Umsetzung achten.

Hintergrund

Als Reaktion auf die COVID-19 Pandemie hatte der Gesetzgeber am 27. März 2020 durch das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (BGBl. I S. 569, 570) verschiedene Maßnahmen eingeführt, um Gesellschafterversammlungen und Hauptversammlungen trotz der Pandemie durchführen zu können. Sämtliche Instrumente waren dabei bis zum 31. Dezember 2020 befristet. Von hoher praktischer Relevanz waren vor allem die gesetzlich vorgesehene Möglichkeiten, virtuelle Gesellschafterversammlungen durchzuführen und – bei Aktiengesellschaften – eine ordentliche Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres (und nicht in den ersten acht Monaten) abzuhalten. In der Praxis haben nahezu alle Publikums-Aktiengesellschaften von der Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch gemacht. Aufgrund der Tatsache, dass bereits im Januar 2021 wieder erste ordentliche Hauptversammlungen geplant sind und die weitere Entwicklung der COVID-19 Pandemie noch unklar ist, besteht für Gesellschaften und ihre Aktionäre ein hohes Bedürfnis nach Planungssicherheit. Im September 2020 hatte das BMJV zunächst einen Referentenentwurf einer Verordnung zur Verlängerung der bestehenden Sonderreglungen bis Ende 2021 vorgelegt. Diesem Referentenentwurf hat das Bundeskabinett nun zugestimmt.

Die wichtigsten Inhalte

Die bestehenden COVID-19 Sonderregelungen werden demnach bis zum 31. Dezember 2021 verlängert. Folglich werden die vorübergehenden Regelungen über Erleichterungen für die AG, die KGaA, den Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG) und die Europäische Gesellschaft (SE) (Ermöglichung der Online-Teilnahme an der Hauptversammlung auch ohne Satzungsermächtigung, Möglichkeit einer präsenzlosen Hauptversammlung mit eingeschränkten Anfechtungsmöglichkeiten, Möglichkeit der Verkürzung der Einberufungsfrist auf 21 Tage, Ermächtigung des Vorstands, Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn auch ohne Satzungsregelung vorzunehmen, sowie Ermöglichung der Durchführung der Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres) bis zum 31. Dezember 2021 verlängert. Gleiches erfolgt für die Vorschriften über Erleichterungen für die GmbH, im Recht der Genossenschaften, im Umwandlungsrecht sowie im Vereins- und Stiftungsrecht.

Virtuelle Hauptversammlungen nur bei Erforderlichkeit im Einzelfall

Auch 2021 steht Gesellschaften damit insbesondere die Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung offen. Unternehmen sollen von diesem Instrument gemäß der Begründung des Referentenentwurfs aber nur „im Einzelfall“ Gebrauch machen, wenn dies unter Berücksichtigung des konkreten Pandemiegeschehens erforderlich erscheint. Vorstand und Aufsichtsrat müssen demnach künftig konkret begründen, warum das Ermessen in Richtung Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ausgeübt wurde (ähnlich hatte jüngst bereits das LG München entschieden). Für Gesellschaften kann dadurch eine unsichere Sachlage entstehen. Sofern – wie aktuell – Veranstaltungen mit einer überschaubaren Personenzahl behördlich verboten werden, dürfte die Abhaltung einer Präsenzpublikumsversammlung faktisch ausscheiden und nur geringer Begründungsaufwand bestehen. Dies kann aber möglicherweise in der HV-Saison 2021 ganz anders aussehen, sodass Gesellschaften vor dem Problem stehen, zunächst „zweigleisig“ (Präsenz-HV/virtuelle HV) planen zu müssen.

Aktionärsfreundliche Ausgestaltung virtueller Hauptversammlungen gefordert

Ein von der Praxis als wesentlich empfundener Vorteil der virtuellen Hauptversammlung soll eingegrenzt werden, indem Unternehmen in Bezug auf Aktionärsfragen möglichst aktionärsfreundlich verfahren sollen. Es soll entsprechend der (unverbindlichen) Begründung im Referentenentwurf – im Rahmen der im Einzelfall zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten – ermöglicht werden, dass Fragen auch noch während der Hauptversammlung eingereicht werden können und nicht nur – wie bislang zumeist – bis zwei Tage vor der Versammlung. Es bleibt abzuwarten, ob sich eine solche direkte Aktionärskommunikation vor allem bei großen Aktiengesellschaften überhaupt technisch umsetzen lässt. Darüber hinaus soll der Vorstand künftig das ihm zustehende pflichtgemäße und freie Ermessen dahingehend ausüben, möglichst viele der eingereichten Fragen auch zu beantworten und nicht nur ausgewählte Fragen. Letzteres entsprach allerdings sowieso der überwiegenden Praxis in 2020. Im Grundsatz können Gesellschaften aber auch künftig virtuelle Hauptversammlungen wie in 2020 gestalten, da es sich bei sämtlichen Ausführungen im Referentenentwurf nur um rechtlich unverbindliche Empfehlungen handelt. Abzuwarten bleibt allerdings, was Aktionärsschützer und Stimmrechtsberater konkret für Anforderungen an den Ablauf der virtuellen Hauptversammlungen 2021 stellen werden.

Verlängerung der Einberufungsfrist für SE noch offen

Mangels nationaler Regelungskompetenz kann die Frage, ob auch die Einberufungsfrist für Europäische Aktiengesellschaften auf 12 Monate (SE) verlängert wird, nur auf europäischer Eben entschieden werden (siehe zur Problematik in 2020 unser Update 08/2020).

Fazit

Die Entscheidung des Bundeskabinetts, die Sonderregelungen für Gesellschafterversammlungen und virtuellen Hauptversammlungen zu verlängern, ist ausdrücklich zu begrüßen. Hierdurch wird Planungssicherheit für zum Beginn des Jahres 2021 anstehende Hauptversammlungen geschaffen. Gesellschaften sollten möglichst früh mit der Vorbereitung der Hauptversammlung beginnen und das Pandemiegeschehen genau im Auge behalten, da das Erfordernis einer virtuellen Hauptversammlung sorgfältig abzuwägen ist. Hierzu bietet es sich an, frühzeitig in den Dialog mit rechtlichen Beratern und HV-Dienstleistern zu treten, die auch Auskunft über die technischen Möglichkeiten einer möglichst aktionärsfreundlichen Umsetzung geben können.