Schon vergeben?

In der neunten Folge des Vergaberechts-Podcasts von Heuking Kühn Lüer Wojtek stellen Christina Emde und Daniela Kreuels die Dokumentation des Vergabeverfahrens vor.

Geregelt ist die Dokumentation des Vergabeverfahrens in § 8 VgV für den Oberschwellenbereich, in § 6 UvGO für den Unterschwellenbereich und für Bauleistungen in § 20 EU VOB/A bzw. § 20 VOB/A.

Der Podcast behandelt im Wesentlichen die folgenden Fragen:

• Was ist der Unterschied zwischen der Dokumentation und dem Vergabevermerk?
  Die Dokumentation ist eine Sammlung von Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren, während der Vergabevermerk eine gesondert angefertigte Begründung der einzelnen Entscheidungen im Sinne eines Aktenvermerks darstellt. 
• Wozu dient die Dokumentationspflicht?
  Die Dokumentationspflicht ist die Ausprägung des Transparenzgrundsatzes. Bewerber/Bieter, Nachprüfungsinstanzen, Aufsichtsbehörden des Auftraggebers, Fördermittelgeber oder der Rechnungshof sollen sämtliche Schritte des Vergabeverfahrens nachvollziehen und überprüfen können. Die Dokumentation soll auch Manipulationsmöglichkeiten vorbeugen.
• Was und wie ist zu dokumentieren?
  Der Auftraggeber muss die die einzelnen Schritte des Vergabeverfahrens von Beginn an und fortlaufend in Textform im Sinne des § 126b BGB dokumentieren, soweit es für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Dokumentation chronologisch und zeitnah erfolgen muss.
  Der Inhalt der Dokumentation, ist beispielhaft in § 8 Abs. 1 S. 2 VgV aufgezählt. 
• Wie ist der Vergabevermerk zu verfassen?
  Auch der Vergabevermerk ist in Textform im Sinne des § 126b BGB anzufertigen. Im Gegensatz zur Dokumentation darf der Auftraggeber den Vergabevermerk aber noch nach Veröffentlichung der Bekanntmachung und sogar noch nach Abschluss des Vergabeverfahrens erstellen.
  Der Auftraggeber muss grundsätzlich alle Entscheidungen, die „weichenstellend“ das Ergebnis des Vergabeverfahrens beeinflussen, in einem Vergabevermerk nachvollziehbar aufführen. Der Mindestinhalt des Vergabevermerks ist in § 8 Abs. 2 S. 2 VgV geregelt, die dortige Aufzählung ist aber nicht abschließend.
  Die im Vergabevermerk enthaltenen Angaben und Gründe für die Entscheidung des Auftraggebers müssen so detailliert sein, dass sie für einen mit der Sachlage des jeweiligen Vergabeverfahrens vertrauten Leser nachvollziehbar sind.
• Was erwartet mich bei einer unzureichenden Dokumentation?
  Der Auftraggeber kann Mängel in der Dokumentation nicht nachträglich beheben.
  Dem Vergabevermerk kommt eine negative Beweiswirkung zu. 
  Das heißt, dass alles, was nicht im Vergabevermerk steht, so zu behandeln ist, als hätte es nicht stattgefunden.
  Bei einer unzureichenden Dokumentation ist das Vergabeverfahren im Angriffsfalle grundsätzlich ab dem Zeitpunkt zu wiederholen, ab dem sie sich nicht mehr nachvollziehen lässt.
• Wie lange muss der Auftraggeber die Unterlagen aufbewahren?
  Der Auftraggeber muss die Dokumentation und den Vergabevermerk gemäß § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufbewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. 

In der nächsten Folge erläutern wir, welche Anforderungen das Vergaberecht an die elektronische Vergabe (E-Vergabe) stellt.

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