Corona-Virus (COVID-19): Notfallplanungen bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten auf dem Prüfstand

Während sich das Corona-Virus weiter ausbreitet, hat auch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht („BaFin“) am 12. März 2020 eine Mitteilung zur Mindestanforderungen an das Risikomanagement („MaRisk“) für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute veröffentlicht, in dem sie das Thema Tätigkeiten außerhalb der Geschäftsräume und das Risikomanagement im Handelsbereich aufsichtsrechtlich aufgreift. Wie alle anderen Unternehmen, müssen auch Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute Vorkehrungen treffen, um eine Geschäftsfortführungen im Krisenfall, z.B. wegen einer fehlenden Zugangsmöglichkeit zu Geschäftsräumen, zu gewährleisten. Vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen ist dieses Thema aktueller denn je; ein funktionierendes Notfallkonzept ist essentiell wichtig und es handelt sich nicht nur um ein „Papier“ für die BaFin. Finanzinstitute sollten, sofern noch nicht erfolgt, daher dringend ihre Notfallkonzepte überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Anforderungen der MaRisk an die Notfallplanung- Geschäftsfortführungsplan

Die MaRisk sehen in AT 7.3 unter anderem vor, dass die Notfallplanung von Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten einen Geschäftsfortführungsplan einschließen muss. Die Geschäftsfortführungspläne müssen dabei sicherstellen, dass den jeweiligen Mitarbeitern von Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten im Notfall kurzfristig alternative Lösungen für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes zur Verfügung stehen. Zum einen sollte aus den Geschäftsführungsplänen eindeutig hervorgehen, welche interne sowie externe Kommunikation für Erbringung der angebotenen Dienstleistungen offen stehen. Zum anderen haben die Geschäftsführungspläne alle Maßnahmen, die nach Eintritt des notfallverursachenden Ereignisses zu ergreifen sind, zu definieren. 

Nach Auffassung der BaFin sind insbesondere Maßnahmen zu konzipieren, um zur Verringerung der Ansteckungsgefahr kurzfristig das Ausweichen auf das Home Office zu ermöglichen. Das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus birgt, insbesondere für Mitarbeiter des Handels, weitere Compliance-Risiken im Zusammenhang mit aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Mitarbeitern der Anlageberatung oder des Handels muss etwa die in §  83 WpHG Wertpapierhandelsgesetz geforderte Aufzeichnung von Kundentelefonaten in gesetzeskonformer Art und Weise ermöglicht werden. Weiterhin müssten die IT-Systeme der Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute für großflächige Home-Office-Tätigkeiten ausgelegt und geeignet sein, um die Integrität der firmeneigenen IT-Systeme nicht zu beeinträchtigen.

Die IT-Ausstattung des Home Office muss überdies das adäquate Arbeiten von zu Hause gewährleisten. Die Art und Weise der IT-Ausstattung dürfte dabei abhängig von der konkreten Dauer des zugrundeliegenden Krisenfalls sein. Während etwa für einen Zeitraum von wenigen Tagen das behelfsmäßige Arbeiten mit einem Laptop den Anforderungen an die Mindestausstattung genügen sollte, erscheint es angemessen einen Händler für eine längerfristige Abwesenheit (z.B. mehrere Wochen) mit zusätzlicher Hardware (z.B. mehrere Bildschirme) auszustatten. Vor diesem Hintergrund ist auch die Möglichkeit unterschiedlicher Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter im Geschäftsfortführungsplan zu berücksichtigen.

BaFin Meldung zur Vereinbarkeit von Tätigkeiten außerhalb der Geschäftsräume und Regelungen zum Risikomanagement im Handelsbereich

Die BaFin weist in ihrer Mitteilung darauf hin, dass Handelsgeschäfte außerhalb der Geschäftsräume nur dann zulässig sind, wenn dies vom Institut klar geregelt und jedes Geschäft umfangreich dokumentiert ist, vgl. MaRisk, BTO 2.2.1 Tz. 3. Aus Sicht der BaFin ist es bankaufsichtlich vertretbar, „wenn nicht sogar in Krisensituationen erforderlich“, die strengen Regeln vorübergehend zu lockern und Home-Office-Regelungen zu erlauben. Bei fehlender Zugangsmöglichkeit zu den Büroräumen sei es erforderlich, eine Alternative zu schaffen, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Sofern Institute diese Geschäfte bisher ausgeschlossen hätten, müssten sie das Verbot explizit aufheben und klar umreißen, unter welchen Bedingungen und über welchen Zeitraum die Neuregelung gelten soll, und dies in Arbeitsanweisungen niederlegen. Das gelte auch für als Teil des Krisenmanagements eingerichtete dezentrale Arbeitsplätze im Bereich des Handelsgeschäfts, da alle geforderten Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen elektronisch realisiert werden können.

Festgelegt werden müssen insbesondere die Berechtigten, der Zweck, der Umfang und die Erfassung der außerhalb der Geschäftsräume getätigten Geschäftsabschlüsse. Es ist eine unverzügliche fernschriftliche Bestätigung vom Kontrahenten zu verlangen und die Handelsgeschäfte sind vom Händler dem eigenen Institut anzuzeigen, indem sie besonders gekennzeichnet werden und dem zuständigen Geschäftsleiter oder einer von ihm autorisierten Organisationseinheit zur Kenntnis gebracht werden.

Fazit

Im Ergebnis sollten sämtliche Finanzdienstleister Geschäftsfortführungspläne vorhalten, die klare Home-Office-Regelungen für den Abschluss von Handelsgeschäften enthalten. Sofern dies bisher nicht der Fall ist, sollten bestehende interne Richtlinien umgehend angepasst werden. Das Ausweichen auf das Home Office ist für Mitarbeiter des Handels ohne entsprechende Regelungen nicht zulässig.

Ähnliche Anforderungen stellt die BaFin an Kapitalverwaltungsgesellschaften in Bezug auf Geschäftsabschlüsse für Investmentvermögen. Wir verweisen in dieser Hinsicht auf das Update Investmentfonds vom 19. März 2020.

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