Corona-Virus (COVID-19): Geschäftsabschlüsse für ein Investmentvermögen außerhalb der Geschäftsräume

Vor dem Hintergrund des sich ausbreitenden Corona-Virus stellt sich die Frage, inwiefern das Fondsmanagement einer Kapitalverwaltungsgesellschaft Geschäfte für ein Investmentvermögen außerhalb von Geschäftsräumen abschließen kann. Derartige Geschäftsabschlüsse müssen mit den Mindestanforderung an das Risikomanagement von Kapitalverwaltungsgesellschaften („KAMaRisk“) vereinbar sein. Diesbezüglich hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht („BaFin“) ihre Verwaltungspraxis vorübergehend und krisenbedingt aufgelockert.

Die KAMaRisk konkretisiert die Vorgaben der sog. Level-II-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 231/2013 vom 19. Dezember 2012) zur Organisation, zum Risikomanagement sowie zur Auslagerung. Vor dem Hintergrund der sog. Corona-Krise sind derzeit insbesondere die Regelungen der KAMaRisk zum Notfallkonzept (Ziff. 8.2 KAMaRisk) sowie zu den Geschäftsabschlüssen für ein Investmentvermögen außerhalb von Geschäftsräumen (Ziff. 4.2 Tz.11 KAMaRisk) relevant.

Notfallkonzept und Geschäftsabschluss außerhalb von Geschäftsräumen

Ausweislich der KAMaRisk muss das von einer Kapitalverwaltungsgesellschaft festgelegte Notfallkonzept sicherstellen, dass die wesentlichen Daten und Funktionen einer Kapitalverwaltungsgesellschaft auch bei Störung der Systeme und Verfahren erhalten bleiben. Ebenso ist sicherzustellen, dass Dienstleistung und Tätigkeit fortgeführt werden. Im Fall der Auslagerung von zeitkritischen Aktivitäten und Prozessen haben die auslagernde Kapitalverwaltungsgesellschaft sowie das Auslagerungsunternehmen über aufeinander abgestimmte Notfallkonzepte zu verfügen.

Ausweislich der KAMaRisk sind Geschäftsabschlüsse für ein Investmentvermögen außerhalb von Geschäftsräumen nur eingeschränkt zulässig. Hier muss die Kapitalverwaltungsgesellschaft interne Vorgaben erlassen, welche die Berechtigten, den Zweck, den Umfang und die Erfassung dieser Geschäftsabschlüsse festlegt. Derartige Geschäfte sind von der jeweils handelnden Person unverzüglich in geeigneter Form der Kapitalverwaltungsgesellschaft anzuzeigen.

BaFin-Meldung zur Vereinbarkeit von Tätigkeiten außerhalb der Geschäftsräume und den Regelungen zum Risikomanagement

Aus Sicht der BaFin ist es regulatorisch vertretbar, „wenn nicht sogar in Krisensituationen erforderlich“, die strengen Regeln vorübergehend zu lockern und Home-Office-Regelungen zu erlauben. Bei fehlender Zugangsmöglichkeit zu Büro- und Geschäftsräumen ist es erforderlich, eine Alternative zu schaffen. Grund hierfür ist, dass der Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten ist. Sofern Kapitalverwaltungsgesellschaften diese Geschäfte bisher ausgeschlossen haben, müssen sie dieses Verbot explizit aufheben und festlegen, unter welchen Bedingungen – und sofern abschätzbar über welchen Zeitraum – die Neuregelung gelten soll. Diese Aspekte sind in Arbeitsanweisungen niederzulegen und die Mitarbeiter sind unverzüglich über die Änderungen – z.B. per Rundmail mit Lesebestätigung – zu informieren. Die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen sind sodann elektronisch zu realisieren. Durch die vorstehenden Maßnahmen soll es dem Fondsmanagement möglich sein, dezentral eingerichtete Arbeitsplätze einzunehmen und das Geschäft der Kapitalverwaltungsgesellschaft weiter zu betreiben.

Vor diesem Hintergrund sollten daher die Notfallkonzepte der Kapitalverwaltungsgesellschaft auf Angemessenheit überprüft und ggf. angepasst werden. Dies gilt auch, soweit Aufgaben ausgelagert worden sind. In diesem Fall sollten kurzfristig die Auslagerungsunternehmen befragt werden, welche Maßnahmen sie zur Sicherstellung des Geschäftsbetriebes in der Corona- Krise getroffen haben.

Ähnliche Anforderungen stellt die BaFin an Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute in Bezug auf Geschäftsabschlüsse im Handelsbereich. Wir verweisen in dieser Hinsicht auf das Update Banking & Finance vom 18. März 2020.

Auf unserer Themenseite finden Sie weitere, täglich aktualisierte Hinweise zur Corona-Krise.