Der Beirat als Mittel der Wahl

In vielen der großen Familienunternehmen ist der Beirat ein fester Bestandteil der internen Familienverfassung der Inhaberfamilie. Auch viele inhabergeführte Unternehmen des Mittelstandes fragen sich angesichts der aktuellen Diskussionen über Corporate Governance, ob ein Beirat bei Konflikten sowie strategischen Entscheidungen hilfreich sein kann.

Angesichts sich immer dynamischer entwickelnder Märkte fehlt vielen inhabergeführten Unternehmen das interne Know-how, um im Hinblick auf Herausforderungen wie die zunehmende Digitalisierung und Internationalisierung die richtigen Antworten zu finden. Ein Beirat wird dabei häufig als stör end empfunden, da zum einen Informationen über das Unternehmen und (in eingeschränktem Umfang) über die Familie an Dritte preisgegeben werden sowie zum anderen ein Kontrollverlust aufgrund eines zusätzlichen Gesellschaftsorgans befürchtet wird. Häufig fehlt auch das Praxiswissen darüber, wie ein Beirat zu errichten ist und sich kompetente Persönlichkeiten für die Besetzung des Beirats gewinnen lassen. Auf welche Weise ein Beirat in Familienunternehmen – insbesondere zur Vorbereitung und Umsetzung der Unternehmensnachfolge – erfolgreich eingesetzt werden kann, soll im Folgenden dargestellt werden.

Die Rolle des Beirats im Familienunternehmen 

Der Beirat ist zunächst vom Aufsichtsrat abzugrenzen. Im Unterschied zum Aufsichtsrat ist der Beirat in seiner klassischen Ausgestaltung ein rein beratendes Organ, das gerade keine Aufsichtsfunktion bezüglich der Geschäftsführung entfaltet. Da es sich bei dem Beirat jedoch um ein freiwilliges Organ handelt, gibt es einen weiten Gestaltungsspielraum hinsichtlich der Aufgabenbereiche und Kompetenzen, die diesem übertragen werden können. Im Familienunternehmen steht er häufig den Familiengesellschaftern als beratendes Organ bei der Vorbereitung wichtiger Gesellschafterentscheidungen sowie als Bindeglied zwischen Gesellschaftern und (Fremd-)Geschäftsführern zur Verfügung. Häufig gibt es auch eine Berichtslinie der Geschäftsführung an den Beirat, der wiederum auf die Einhaltung der Informationsverpflichtungen der Geschäftsführung achtet. Im Verhältnis zur Geschäftsführung agiert der Beirat häufig als Sparringspartner und lotet beispielsweise Vor- und Nachteile strategischer Weichenstellungen im Unternehmen aus. Dabei achtet er auf die angemessene Berücksichtigung sowohl von Familien als auch von Unternehmensinteressen.

Rechtliche Grundlagen für die  Beiratserrichtung

Da es sich bei dem Beirat um ein gesetzlich nicht vorgesehenes Organ in der Gesellschaftsverfassung handelt, kann seine Errichtung sowohl in einer GmbH als auch in einer Personengesellschaft mittels Änderung des Gesellschaftsvertrages oder auch durch einfachen Gesellschafterbeschluss (so genannter schuldrechtlicher Beirat) erfolgen. Um die Rechte des Beirats in der Organisationsverfassung der Gesellschaft zu verankern, wird in der überwiegenden Zahl der Fälle eine Änderung des Gesellschaftsvertrags beschlossen. Neben den Befugnissen des Beirats werden in der Regel die Anzahl seiner Mitglieder sowie gegebenenfalls deren persönliche Voraussetzungen und die Amtszeit der Beiratsmitglieder im Gesellschaftsvertrag festgelegt. Sollten Kompetenzen der Gesellschafterversammlung auf den Beirat der Gesellschaft übertragen werden, wie etwa die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern sowie der Abschluss und die Beendigung von Geschäftsführeranstellungsverträgen, ist dies ebenfalls im Gesellschaftsvertrag zu regeln. Weitere Details hinsichtlich der Beschlussfassung in den Sitzungen des Beirats und Ähnliches können regelmäßig in einer Beiratsordnung festgelegt werden, die sich entweder der Beirat selber gibt oder die ihm von der Gesellschafterversammlung vorgegeben wird.

Besetzung des Beirats 

Das Anforderungsprofil für die einzelnen Beiratsmitglieder richtet sich in erster Linie nach den konkreten Aufgaben, die dem Beirat nach dem Gesellschaftsvertrag zugewiesen sind. In der Praxis empfiehlt es sich, ein passgenaues Profil für die Beiräte zu erarbeiten. Verwandte oder Beiräte, die ein besonderes Näheverhältnis zu einem Familienmitglied oder einem bestimmten Familienstamm aufweisen, sind zu vermeiden – es sei denn, der Beirat wird nach Proporz besetzt. Das (abstrakte) Anforderungsprofil für die Beiräte sollte gegebenenfalls in der Beiratsordnung respektive im Gesellschaftsvertrag geregelt werden. Falls die Beiratskandidaten den Gesellschaftern nicht bereits bekannt sind, sollten sie durch persönliche Interviews ausgewählt werden. Gegebenenfalls können diese Interviews auch einem externen Dritten übertragen werden. Auf jeden Fall sollten die designierten Beiratsmitglieder vor Amtsantritt allen Gesellschaftern vorgestellt werden. Als Best Practice hat es sich ebenfalls erwiesen, den Beiräten zur Einführung in ihre Tätigkeit ein erstes Informationspaket über das Unternehmen an die Hand zu geben. Art und Umfang dieser Informationspakete sind je nach Größe und Branche des Unternehmens recht unterschiedlich, Mindestinhalt sollten jedoch der letzte Jahresabschluss sowie der aktuelle Business Plan sein.

Spezifische Rolle des Beirats in der Unternehmensnachfolge 

Gerade in dem für Familienunternehmen zentralen Bereich der Nachfolge kann dem Beirat eine wichtige Rolle zukommen. Er kann den ausscheidenden Gesellschafter bei der Vorbereitung der Unternehmensnachfolge beraten und wichtige Weichenstellungen mitgestalten – wie etwa die Grundsatzentscheidung, ob eine in- oder externe Unternehmensnachfolge angestrebt werden soll. In der Praxis findet sich in Fällen, in denen der Unternehmensinhaber zu Lebzeiten noch nicht bereit sein sollte, Macht oder Kompetenzen abzugeben, auch das Modell des sogenannten schlafenden Beirats, der erst nach dem Ableben des Inhabers aktiv wird. Auch wenn es sich hierbei eher um eine Notfallregelung handelt, so kann sie dennoch helfen, die häufig unternehmensfremden Erben an die wichtigen unternehmensbezogenen Themen her anzuführen. Der Beirat bietet dabei eine kompetente Unterstützung für die Fragestellungen des Generationswechsels. Im Falle einer familieninternen Nachfolge kann der Beirat ebenfalls bei der Auswahl eines geeigneten Nachfolgers aus dem Familienkreis unterstützen und ein Bindeglied in der Beziehung zwischen Gesellschaftern und (Fremd-)Geschäftsführern darstellen. 

FAZIT

Auch wenn keine Family Business Governance im Unternehmen besteht, ist es für Unternehmen empfehlenswert, einen Beirat einzusetzen. Das gilt insbesondere für solche Fälle, in denen die Nachfolge nicht geregelt ist und ein breiter, bislang unternehmensfremder Kreis von Familienangehörigen als Erben in Betracht kommt. Dem Beirat kommt dann die Aufgabe zu, beizeiten zusammen mit dem Inhaber die Unternehmensnachfolge vorzubereiten und für Kontinuität in der Geschäftsführung Sorge zu tragen. Die Errichtung eines Beirats bedeutet keinesfalls einen Kontrollverlust für den Inhaber. Vielmehr stellt dieser bei richtiger Auswahl der Mitglieder eine neutrale Instanz dar, die einen Kompetenzzuwachs durch externes Knowhow gewährleistet und bei Streitfragen im Familienkreis oder zwischen Familie und Fremdgeschäftsführer vermitteln kann.

_{Zuerst erschienen in der Unternehmeredition Steuern &Recht 4/2019}