Geplante gesetzliche Änderungen zum Schriftformerfordernis nach dem Nachweisgesetz

Am 13. März 2024 beschloss die Bundesregierung den Regierungsentwurf für das Bürokratieentlastungsgesetz IV, aus dem sich auch geplante Änderungen im Nachweisgesetz ergeben. Sodann hat sich die Bundesregierung am 21. März 2024 auf weitere Änderungen des Nachweisgesetzes verständigt, die nunmehr nachträglich in den bislang nicht veröffentlichten Regierungsentwurf eingearbeitet werden sollen.

Welche Änderungen konkret geplant sind, erläuterte Bundesjustizminister Marco Buschmann den betroffenen Verbänden in einem Brief, der auszugsweise wie folgt lautet:

„Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dadurch wird klargestellt, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich Genüge getan wird. Nur wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dies verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind, soll die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben.“

Bei einer Umsetzung der geplanten Änderung würden Arbeitsverträge den Arbeitnehmern zukünftig nicht mehr schriftlich, d.h. in Papierform mit Originalunterschrift, ausgehändigt werden müssen, um durch den Arbeitsvertrag den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu entsprechen. Ausreichend würde vielmehr die Textform nach § 126b BGB sein, die es genügen lässt, wenn eine (nicht unterschriebene) lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Zur Erfüllung der Anforderungen des Nachweisgesetzes bedürfte es nach der geplanten Gesetzesänderung künftig daher keines schriftlichen (also im Original unterschriebenen) Nachweises der wesentlichen Vertragsbedingungen mehr. Dies eröffnet Arbeitgebern in Zukunft die Möglichkeit, ihre Arbeitsverträge digital abzuschließen und anschließend digital abzuspeichern (etwa in einer digitalen Personalakte) und dadurch gleichzeitig die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen. Dies gilt allerdings nicht für Fälle, in denen nach dem Gesetz ausdrücklich die Schriftform vorgesehen ist, wie zB bei Befristungen nach dem TzBfG. Hier wird nach wie vor eine Originalunterschrift zu erfolgen haben.

Die für den Nachweis nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens ausreichende Textform gemäß § 126b BGB setzt - anders als die elektronische Form nach § 126a BGB - keine qualifizierte elektronische Signatur voraus. Ausreichend ist dann vielmehr sogar der Abschluss von Arbeitsverträgen mittels einfacher E-Mail, ohne, dass es daneben eines zusätzlichen im Original von dem Arbeitgeber unterzeichneten Beiblatts zum Nachweisgesetz bedarf. Dies führt zu einer deutlichen Entlastung der Arbeitgeber, die durch die Umsetzung der Anforderungen des Nachweisgesetzes seit dem 01. August 2022 erhöhte Personalkosten sowie erhöhte Papier- und Portokosten zu verbuchen hatten. Diese Kosten dürften sich nach Inkrafttreten des Gesetzesentwurfs drastisch reduzieren.

Mithin stellt sich die Aufhebung des Schriftformerfordernisses nach § 2 des Nachweisgesetzes aus Arbeitgebersicht als durchaus begrüßenswert dar. Insbesondere für international tätige Unternehmen oder für solche Unternehmen, bei denen Arbeitnehmer remote beschäftigt sind, bewirkt die geplante Änderung deutliche bürokratische Entlastungen, indem Arbeitsverträge künftig digital abgeschlossen und gespeichert werden dürfen, ohne, dass von beiden Parteien eine Originalunterschrift auf derselben Urkunde notwendig ist. Bußgelder sind beim digitalen Abschluss von Arbeitsverträgen aus Arbeitgebersicht künftig nicht mehr zu befürchten.

Ein schriftlicher Nachweis nach Maßgabe der bisher geltenden Rechtslage soll nach der geplanten Gesetzesänderung nur noch dann notwendig sein, wenn die Arbeitnehmer dies verlangen. Um einer Beweisnot auf Arbeitgeberseite entgegen zu wirken, verlangt der Gesetzesentwurf, dass der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält, mit dem der Arbeitnehmer ihm den Erhalt des digitalen Arbeitsvertrags bestätigt.

Nach Aussagen des Justizministers Marco Buschmann sollen „weitere Gesetze abgebaut, vereinfacht und entschlackt“ werden. Der Bürokratieabbau müsse ein Dauerbrenner dieser Legislaturperiode sein. Ob die geplanten Neuregelungen tatsächlich, wie von Irene Mihalic, der parlamentarischen Geschäftsführerin der Grünen-Bundestagsfraktion, erwartet „den Alltag erleichtern und gleichzeitig Rechtssicherheit und die Interessen der Beschäftigten garantieren“, bleibt mit Spannung abzuwarten.