Nachweis der Vertretungsmacht des Director einer englischen Limited Company

Bei Rechtshandlungen gegenüber dem Grundbuchamt oder dem Handelsregister ist grundsätzlich die Vertretungsmacht der handelnden Personen nachzuweisen. Sind ausländische Gesellschaften beteiligt, stellt sich für die handelnden Personen die Frage, wie dem Register die Vertretungsverhältnisse ordnungsgemäß nachgewiesen werden können. Das OLG Nürnberg hat kürzlich zum Vertretungsnachweis einer englischen Limited Company im Grundbuchverkehr Stellung genommen und die Anforderungen für die Praxis konkretisiert.

In seinem Beschluss vom 25.3.2014 – 15 W 381/14 hat das OLG Nürnberg ausgeführt, wie die Vertretungsmacht des Director einer englischen Limited Company gegenüber dem Grundbuchamt durch die Bescheinigung eines englischen Notars nachgewiesen werden kann. Der Notar bestätigt das Bestehen der Gesellschaft und die Vertretungsmacht nach Einsicht in das englische Handelsregister (Companies House) und die dort befindlichen Unterlagen (Memorandum, Articles of Association und Protokollbuch). Die Notarbescheinigung muss nachvollziehbare Angaben zu den tatsächlichen Grundlagen der notariellen Feststellung enthalten.

Eine Vertretungsbescheinigung eines englischen Notars nur nach Einsicht in das englische Handelsregister ist nicht ausreichend

Dem Beschluss lag die Beschwerde einer Grundstückseigentümerin zugrunde. Im Grundbuch ihres Grundstücks war eine Grundschuld zu Gunsten einer englischen Limited Company eingetragen, welche eine diesbezügliche notariell beglaubigte Löschungsbewilligung erteilt hatte. Die Löschungsbewilligung war auf der Grundlage einer beglaubigten Abschrift einer Vollmacht der Limited erteilt worden. Die Vollmacht war von den vertretungsberechtigten Directors unterzeichnet und enthielt die Vertretungsbescheinigung eines englischen Notars: „(…) bestätige ich aufgrund Einsichtnahme der Eintragungen des Gesellschaftsregisters und der Unterlagen der Gesellschaft, dass die Unterzeichner der angehefteten Vollmacht befugt sind, diese zusammen im Namen der Gesellschaft unter Anbringung des Gesellschaftssiegels auszustellen, und dass dieselbe gemäß den entsprechenden Bestimmungen englischen Rechts vollzogen wurde.“ Diese Vertretungsbescheinigung wurde seitens des Grundbuchamts als nicht ausreichend zurückgewiesen und die Grundschuld nicht gelöscht. Daraufhin erteilte die Limited auf der Grundlage einer neuen Vollmacht eine neue (zweite) Löschungsbewilligung. Die neue Vollmacht war von den Directors unterzeichnet und enthielt die Vertretungsbescheinigung des englischen Notars mit dem folgenden etwas genaueren Wortlaut: „(…) bestätige ich aufgrund Einsichtnahme der Eintragungen des Gesellschaftsregisters und des Memorandums, der Articles of Association und des Protokollbuchs der Gesellschaft, dass die Unterzeichner der angehefteten Vollmacht befugt sind, diese zusammen im Namen der Gesellschaft unter Anbringung des Gesellschaftssiegels auszustellen, und dass dieselbe gemäß den entsprechenden Bestimmungen englischen Rechts vollzogen und für die Gesellschaft rechtsverbindlich ist.“ Die zweite Vertretungsbescheinigung genügte dem Grundbuchamt wiederum nicht und es wies den Eintragungsantrag erneut zurück.

Die Bescheinigung muss nachvollziehbare Angaben zu den tatsächlichen Grundlagen der notariellen Feststellungen enthalten

Die vorliegende Entscheidung befasst sich mit einer in der Praxis höchst relevanten Problematik. Deren Ausgangspunkt ist der Umstand, dass bei der Löschungsbewilligung oder anderen rechtserheblichen Erklärungen auch die Vertretungsmacht des Erklärenden durch öffentlich beglaubigte Urkunden gemäß § 29 Abs. 1 Grundbuchordnung (GBO) nachzuweisen ist. Nach § 32 Absatz 1 Satz 1 GBO können die im Register eingetragenen Vertretungsberechtigungen sowie das Bestehen juristischer Personen und Gesellschaften durch die Bescheinigung eines Notars nachgewiesen werden auf der Grundlage der Einsichtnahme. Diese Bestimmung gilt aber nicht für ausländische Gesellschaften wie die diskussionsgegenständliche englische Limited; ihr Bestehen und ihre Vertretungsverhältnisse sind gesondert und in beglaubigter Form nachzuweisen. Dieser Nachweis kann grundsätzlich auch durch ausländische Notarurkunden geführt werden.

Der Fortbestand der Gesellschaft und die Vertretungsberechtigung der Unterzeichner der Vollmachten (Directors) sind durch die oben genannten Vertretungsbescheinigungen gerade nicht ordnungsgemäß nachgewiesen worden. Eine notarielle Bescheinigung, die inhaltlich allein auf einer Einsichtnahme des englischen Notars in das beim Companies House geführte Register beruht, sei nicht geeignet, die Vertretungsbefugnis eines Director nachzuweisen, so das OLG. Dem englischen Companies House komme keine dem deutschen Handelsregister vergleichbare Publizitätsfunktion zu. Die Vertretungsbefugnis eines Director einer Limited könne auf dem Gesellschaftsvertrag oder einem entsprechenden Gremienbeschluss beruhen, sodass sie sich nur durch eine Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen (Articles of Association, Beschlussprotokolle) feststellen lasse. Sodann führt das OLG aus, dass ein sogenanntes Certificate of Incorporation (Gründungsbescheinigung) des Registrar of Companies lediglich Beweis dafür erbringe, dass die Gesellschaft als juristische Person entstanden sei – eine Aussage, ob die Limited zum aktuellen Zeitpunkt noch bestehe und wer diese wirksam vertreten könne, sei damit nicht verbunden.

Erforderlich sind nähere Angaben zu den konkreten Beschlüssen, aus denen der englische Notar seine getroffenen Feststellungen ableitet

In der Rechtspraxis wird eine Vertretungsbescheinigung durch einen englischen Notar als geeignet angesehen, die dieser auf der Grundlage der Einsicht in das Register, das Memorandum und die Articles of Association sowie das Protokollbuch der Gesellschaft erstellt. Da es sich dabei um eine gutachterliche Äußerung des Notars handelt, muss die Bescheinigung die tatsächlichen Grundlagen der notariellen Feststellungen enthalten. Diese Voraussetzungen hat das OLG vorliegend als nicht erfüllt bewertet. Es fehlen nähere Angaben zu den konkreten Schriftstücken, aus denen der englische Notar seine getroffenen Feststellungen ableitet. Insbesondere fehlt die Nennung des Beschlusses, durch den die Bestellung der Unterzeichner der Vollmachten erfolgt ist.

Fazit

Begrüßenswert ist, dass das OLG Konkretisierungen zur sogenannten Vertretungsbescheinigung vorgenommen hat. Die vom OLG genannten Anforderungen sind hoch. Es ist insbesondere darauf zu achten, die Beschlüsse zur Bestellung der Unterzeichner und bezüglich der aktuell umzusetzenden Maßnahme konkret in der Vertretungsbescheinigung unter Angabe des Datums zu erwähnen. Einige englische Notare fügen die maßgeblichen aktuellen Gesellschafter- und Geschäftsleiterbeschlüsse gar als Anlage bei, was nach der neueren Entscheidung ratsam erscheint. In analoger Anwendung gelten die Grundsätze auch für Vertretungsnachweise gegenüber dem deutschen Handelsregister (etwa bei Anmeldungen von deutschen Zweigniederlassungen, der Gründung deutscher Tochtergesellschaften oder bei sonstigen rechtserheblichen Erklärungen der englischen Limited). Schlussendlich sollte in der Praxis darauf geachtet werden, eine aktuelle Vertretungsbescheinigung einzureichen und den Wortlaut frühzeitig zwischen dem englischen und deutschen Notar, der die Einreichung gegenüber dem Register durchführt, abzustimmen.