Gesetz zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie – was müssen Arbeitgeber jetzt tun?

Der Deutsche Bundestag hat am 23. Juni 2022 den Gesetzesentwurf zur Umsetzung der am 31. Juli 2019 in Kraft getretenen europäischen Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU-Richtlinie 2019/1152) beraten und in der leicht geänderten Fassung des Ausschusses für Arbeit und Soziales (BT-Drucks. 20/1636, 20/2392) gebilligt. Das Gesetz soll pünktlich zum Ablauf der Umsetzungsfrist am 1. August 2022 in Kraft treten.

Die Richtlinie verfolgt das Ziel, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem eine transparente und vorhersehbarere Beschäftigung gefördert wird. Die Umsetzung erfolgt insbesondere durch die Erweiterung der im Nachweisgesetz (NachwG) bereits geregelten arbeitgeberseitigen Unterrichtungspflichten.

Im Einzelnen bedeutet dies:

I. Änderungen im Nachweisgesetz

Schon nach derzeit geltendem Recht sind Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, diese zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Diese Unterrichtungspflichten werden jetzt erheblich erweitert. Zudem stellt, anders als bislang, eine unrichtige oder unvollständige Unterrichtung des Arbeitnehmers künftig eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Geldbußen von bis zu EUR 2.000,00 geahndet werden kann. 

Der Gesetzesentwurf sieht im Wesentlichen folgende Änderungen des NachwG vor:Ausweitung des Geltungsbereiches

1. Ausweitung des Geltungsbereiches

Der persönliche Geltungsbereich des NachwG wird entsprechend der europäischen Vorgaben erweitert. Danach soll das NachwG zukünftig für alle Arbeitnehmer gelten. Die bisherige Ausnahme für vorübergehend beschäftigte Aushilfen von höchstens einem Monat wird – richtlinienkonform – gestrichen. 

2. Schriftform bei Niederlegung der Vertragsbedingungen

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses weiterhin schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen besteht also weiterhin ein strenges Schriftformerfordernis (Papierform mit original Unterschrift). Die elektronische Form ist explizit ausgeschlossen, obwohl die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie die elektronische Form ausdrücklich zulässt.

Dies bedeutet, dass Arbeitsverträge auch weiterhin elektronisch (z.B. per DocuSign) abgeschlossen werden könnten (sieht man einmal von Befristungen ab). Der Arbeitgeber müsste die wesentlichen Vertragsbedingungen sodann aber zusätzlich in Schriftform, d.h. in Papierform und mit original Unterschrift, niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Dies würde für die Arbeitgeber einen nicht unerheblichen Mehraufwand bedeuten und den Vorteil, den der elektronische Abschluss eines Arbeitsvertrages bietet, weitestgehend zu Nichte machen. Arbeitgeber könnten der Unterrichtungspflicht aber auch dadurch nachkommen, dass sie dem Arbeitnehmer einen im Original unterzeichneten Arbeitsvertrag aushändigen, der sämtliche nachweispflichtigen Angaben enthält. Einer Originalunterschrift des Arbeitnehmers bedarf es hingegen nicht.

3. Fristen für die schriftliche Unterrichtung der Arbeitsvertragsbedingungen

Die Frist, binnen der die wesentlichen Arbeitsbedingungen niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen sind, hängt von den einzelnen Unterrichtungsgegenständen ab. Um den mit den Unterrichtungspflichten einhergehenden Aufwand für die Arbeitgeber möglichst gering zu halten, bietet es sich in der Regel an, sich an den jeweils kürzesten Fristen zu orientieren. Diese sind wie folgt:

• Abschluss von neuen Arbeitsverträgen ab dem 1. August 2022
  
  Bei Arbeitsverträgen, die ab dem 1. August 2022 geschlossen werden, müssen die Arbeitnehmer spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung unterrichtet werden. Wie oben (I. 2.) beschrieben, kann dies auch durch Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages erfolgen.
   
• Bereits bestehende Arbeitsverträge
  
  Hier trifft den Arbeitgeber nur dann eine Unterrichtungspflicht, wenn der Arbeitnehmer eine dem neuen NachwG entsprechende Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen verlangt. In diesem Fall hat der Arbeitgeber die Unterrichtung spätestens am siebten Tag nach der Aufforderung durch den Arbeitnehmer vorzunehmen. Da 99 Prozent der bereits bestehenden Arbeitsverträge nicht sämtliche nachweispflichtigen Angaben im Sinne des neuen NachwG enthalten werden, kann hieraus ein erheblicher, schnell abzuwickelnder Bearbeitungsaufwand entstehen. Insoweit bleibt zu hoffen, dass die bereits beschäftigten Arbeitnehmer davon absehen werden, entsprechende Nachweise zu verlangen.
   
• Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen
  
  Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag unterrichten, an dem die Änderungen wirksam werden. Das ist nur dann entbehrlich, wenn die Änderung auf einer Änderung gesetzlicher Vorschriften, von Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen oder kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen beruht.

4. Erweiterung des Katalogs der nachzuweisenden Vertragsbedingungen

Der bisher im NachwG vorgesehene Katalog der mindestens nachzuweisenden Vertragsbedingungen wird erweitert. Die Änderungen im Überblick sind der als Anlage beigefügten Synopse zu entnehmen.

Zu den Änderungen im Einzelnen:

a) Angaben bei befristeten Arbeitsverhältnissen

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist die Angabe des Enddatums oder der vorhersehbaren Dauer des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Dies kann in Form einer konkreten Zeitbestimmung beziehungsweise eines konkreten Enddatums oder – falls es sich um einen zweckbefristeten Arbeitsvertrag handelt, durch Angabe des Zwecks erfolgen.

b) Angaben zum Arbeitsort bei mobiler Arbeit

Soweit mit dem Arbeitnehmer mobiles Arbeiten vereinbart ist, muss die Unterrichtung bzw. der Arbeitsvertrag zukünftig einen Hinweis darauf enthalten, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann.

Vor diesem Hintergrund wird zu klären sein, unter welchen Bedingungen den Arbeitnehmern – etwa im Fall eines Lockdowns – die Erbringung der Arbeitsleistung im sog. Homeoffice gestattet werden kann bzw. ob dies eine Pflicht zum Nachweis im Sinne des NachwG auslöst.

c) Bestandteile des Arbeitsentgelts

Das Arbeitsentgelt ist getrennt nach Bestandteilen – etwa Grundgehalt, Vergütung von Überstunden, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen – mit Fälligkeit und Art der Auszahlung anzugeben. 

In diesem Zusammenhang wird insbesondere zu klären sein, was Arbeitsentgelt im Sinne des NachwG ist. Offen ist insbesondere, inwieweit es weiterhin möglich sein wird, beispielsweise Bonusregelungen nur in einem gesonderten Bonusplan außerhalb des Arbeitsvertrags niederzulegen und inwieweit Leistungen der betrieblichen Altersversorgung zu berücksichtigen sind.

d) Ruhepausen, Schichtsysteme und Überstunden

Künftig ist neben der vereinbarten Arbeitszeit auch über Ruhepausen und tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit zudem über das Schichtsystem (zum Beispiel Drei-Schicht-System), den Schichtrhythmus (zum Beispiel wöchentlicher Wechsel von Früh-, Spät- und Nachtschicht) und gegebenenfalls die Voraussetzungen von Schichtänderungen zu informieren. Ist das Schichtsystem in einer Betriebsvereinbarung festgehalten, kann auf die Betriebsvereinbarung verwiesen werden. Unklar ist, ob insoweit das betriebliche Arbeitszeitsystem mitgeteilt oder die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wiedergegeben und konkret erläutert werden müssen.

Ferner ist die etwaige Möglichkeit der Anordnung von Überstunden sowie deren Voraussetzungen in die Unterrichtung bzw. den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

e) Ausweitung der Angaben bei Arbeit auf Abruf

Schon nach dem derzeit geltenden Recht, muss bei Arbeit auf Abruf die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgelegt sein – andernfalls gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche als vereinbart. 

Zukünftig muss der Arbeitgeber einen Zeitrahmen – bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden – außerhalb dessen der Arbeitgeber keine Arbeitsleistung verlangen darf sowie die Mindestankündigungsfrist angeben. Das heißt, es muss konkret benannt werden, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten die Arbeitsleistung vom Arbeitgeber abgerufen werden kann.

Unklar bleibt aber, wie weit der Referenzrahmen sein darf. Es wird insoweit auf die Umstände des Einzelfalls ankommen. Die Festlegung eines besonders weiten Referenzrahmens dürfte aber wohl nicht möglich sein.

Der Arbeitgeber hat außerdem über die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden zu unterrichten.

f) Vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen

Arbeitnehmer sind künftig über etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen zu unterrichten, sofern solche bestehen. Ansprüche können sich aus Individual- oder Kollektivvertrag oder aus dem Gesetz ergeben.

g) Betriebliche Altersversorgung

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen externen Versorgungsträger zusagt, hat er künftig über dessen Name und Anschrift zu unterrichten. Diese Unterrichtungspflicht wird insbesondere bei einer betrieblichen Altersversorgung über Unterstützungskassen relevant werden. Denn eine Unterrichtungspflicht besteht dann nicht, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist. Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen müssen nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz in Verbindung mit der VAG-Informationspflichtenverordnung den Versorgungsanwärtern bei Beginn des Versorgungsverhältnisses unter anderem auch Namen und Anschrift der Versorgungseinrichtung zur Verfügung stellen. 

h) Verfahren bei Ausspruch einer Kündigung

Bisher mussten Beschäftigte nur über die Kündigungsfristen unterrichtet werden. Zukünftig muss der Arbeitgeber „über das bei der Kündigung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens aber das Erfordernis Schriftform der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage“ nach § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) unterrichten.

Unklar ist, was mit dem „einzuhaltenden Verfahren“ gemeint ist. Dies können kollektivrechtliche Anhörungs- und Zustimmungsverfahren, sonderkündigungsschutzrechtliche Spezialregelungen (etwa bei Schwerbehinderten die Anhörung der Schwerbehindertenvertretung und das Zustimmungserfordernis des Integrationsamtes), aber auch der Massenentlassungskündigungsschutz sein. Oder im Falle einer verhaltensbedingten Kündigung die vorherige Abmahnung des Arbeitnehmers oder bei Verdachtskündigung die vorherige Anhörung des Arbeitnehmers. Die denkbaren einzuhaltenden Verfahren sind so vielfältig, dass ein ausreichend konkreter „Hinweis“ hierauf im Arbeitsvertrag praktisch nicht handhabbar erscheint. Daher bietet es sich an, sich insoweit zu beschränken auf das gesetzliche Minimum, den Hinweis zu Kündigungsfrist und Klagefrist.

Ist die gesetzliche Kündigungsfrist maßgebend, so kann hierauf verwiesen werden. Soll zunächst aber eine von der gesetzlichen Regelung abweichende Kündigungsfrist vereinbart werden und greift die nach Betriebszugehörigkeit gestaffelte gesetzliche Kündigungsfrist erst zu einem späteren Zeitpunkt, müssen wohl Angabe zu den konkreten Berechnungsmodalitäten gemacht werden.

Der Gesetzesentwurf stellt ausdrücklich klar, dass die Drei-Wochen-Frist des § 7 KSchG auch dann gilt, wenn die Unterrichtung nicht ordnungsgemäß erfolgt ist. Damit gilt eine Kündigung auch im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung über die Klagefrist als von Anfang an rechtswirksam, wenn ihre Rechtsunwirksamkeit nicht innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung geltend gemacht wird.

i) Angaben zu Auslandstätigkeit und Entsendung

Hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen, hat der Arbeitgeber künftig nicht nur über Dauer, Währung, etwaige zusätzliche Vergütungsleistungen und Rückkehrbedingungen, sondern auch über das Einsatzland zu unterrichten.

Liegt eine Entsendung im Sinne der Entsenderichtlinie vor, muss der Arbeitgeber zudem über die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer im Einsatzland Anspruch hat, und den Link zu der offiziellen nationalen Webseite, die der Mitgliedstaat betreibt, unterrichten.

II. Sanktionen: Fehlende oder falsche Unterrichtung kann Bußgeld nach sich ziehen

Eine Verletzung der Nachweispflicht kann zukünftig als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu EUR 2.000,00 geahndet werden. 

Ordnungswidrig handeln Arbeitgeber, wenn die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen (i) nicht, (ii) nicht richtig, (iii) nicht vollständig, (iv) nicht in der vorgeschriebenen Weise oder (v) nicht rechtzeitig ausgehändigt wird. Die sachliche und örtliche Zuständigkeit für die Verfolgung der Ordnungswidrigkeiten ergibt sich aus §§ 36, 37 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) und ist Ländersache. Sachlich zuständig ist die fachlich zuständige oberste Landesbehörde; es besteht zudem die Möglichkeit der Übertragung auf eine andere Behörde oder Stelle (§ 36 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a, Abs. 2 OWiG). 

Daneben wird die bisher in der Rechtsprechung angenommene Beweiserleichterung bei fehlendem Nachweis weiterhin Anwendung finden.

III.    Weitere Gesetzesänderungen

Der Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie enthält neben der Änderung des Nachweisgesetzes weitere Vorgaben zur materiellen Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen. Diese sind jedoch nicht bußgeldbewehrt. Die wesentlichen Änderungen sind hierbei:

1. Änderung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes

a) Dauer der Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen

Die Dauer der vereinbarten Probezeit muss im Verhältnis zur Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG n.F.). Für befristete Arbeitsverhältnisse sieht der Gesetzesentwurf also künftig eine Prüfung der Angemessenheit der Probezeit vor, wobei die Arbeitsbedingungenrichtlinie hierbei v.a. befristete Arbeitsverhältnisse von weniger als 12 Monaten Dauer im Blick hat. Was das konkret für befristete Arbeitsverhältnisse bedeutet, bleibt aber unklar und wird wohl durch die Gerichte geklärt werden müssen.

Ist die Dauer der vereinbarten Probezeit unverhältnismäßig, so ist diese unwirksam mit der Folge, dass die verkürzte Kündigungsfrist von mindestens zwei Wochen keine Anwendung findet. Ob stattdessen die gesetzliche Mindestkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. bzw. zum Ende eines Monats gilt oder ob sofort eine für die Zeit nach der Probezeit vertraglich vereinbarte Frist in Kraft tritt, ist derzeit noch offen.

Von dem Gesetzesentwurf unberührt bleibt jedoch die sechsmonatige Wartezeit gemäß § 1 Abs. 1 KSchG. Ob dies am Ende des Tages europarechtlich Bestand haben wird, bleibt abzuwarten.

b) Informationspflichten des Arbeitgebers bei (befristeten) Arbeitsverhältnissen

Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und die ihrem Arbeitgeber in Textform ihren Wunsch nach Veränderung von Dauer und Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigen, haben einen Anspruch auf eine begründete Antwort innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige (§ 7 Abs. 3 TzBfG n.F.). Die Antwort kann in Textform (z.B. per E-Mail) übersandt werden. Was genau der Arbeitgeber aber antworten muss, ist nicht geregelt. Interessengerecht wäre wohl entweder die Zusage zur Veränderung der Dauer und/ oder Lage der Arbeitszeit oder die Nennung der Gründe, warum eine entsprechende Änderung nicht möglich ist.

Den gleichen Anspruch haben befristet beschäftigte Arbeitnehmer, die länger als sechs Monate beschäftigt sind und den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsvertrag angezeigt haben (§ 18 Abs. 2 TzBfG n.F.).

Zudem hat der Arbeitgeber (befristet) beschäftigte Arbeitnehmer bei Erörterung über die Veränderung der Dauer oder Lage der Arbeitszeit über Arbeitsplätze zu informieren, die im Unternehmen besetzt werden sollen.

2. Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes - Informationspflichten des Arbeitgebers bei Arbeitnehmerüberlassung

Der Verleiher muss dem Leiharbeitnehmer vor jeder Überlassung Firma und Anschrift des Entleihers in Textform (z.B. per E-Mail) mitteilen. Das dürfte in der Praxis ohnehin bereits durch entsprechende Einsatzmitteilungen geschehen. In diesem Zusammenhang dürfte die geplante Gesetzesänderung nur geringfügige Änderungen mit sich bringen.

Von größerer Relevanz sind hingegen die neuen Informationspflichten des Entleihers, durch die den Leiharbeitnehmern die Übernahme in die Stammbelegschaft erleichtert werden soll. Diese entsprechen weitestgehend den oben (III. 2.) bereits dargestellten Informationspflichten des Arbeitgebers bei einer angezeigten Veränderung der Dauer oder Lage der Arbeitszeit. Zeigt also ein Leiharbeitnehmer dem Entleiher den Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrags an, muss der Entleiher ihm innerhalb eines Monats in Textform begründet antworten. 

IV. Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?

Nun gilt es, bestmöglich vorbereitet zu sein, wenn das Gesetz voraussichtlich am 1. August 2022 in Kraft tritt:

• Arbeitsvertragsmuster sollten auf die Nennung der nach dem NachwG zwingend erforderlichen Angaben überprüft und entsprechend angepasst werden. Ab in Kraft treten des neuen NachwG sollten ausschließlich entsprechend angepasste Arbeitsvertragsmuster verwendet werden.
• Sofern Arbeitgeber nicht alle nach dem NachwG zwingend erforderlichen Angaben in den Arbeitsvertrag aufnehmen oder den Arbeitsvertrag nicht in Schriftform abschließen wollen, ist dem Arbeitnehmer eine separate im Original unterzeichnete Niederschrift über diese Vertragsbedingungen auszuhändigen.
• Der Arbeitgeber hat zu Beweiszwecken mindestens eine (elektronische) Kopie des dem Arbeitnehmer ausgehändigten, im Original unterzeichneten Arbeitsvertrages bzw. der Niederschrift aufzubewahren. Die Kopie sollte möglichst eine Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers enthalten, wonach der Arbeitnehmer bestätigt das Dokument im Original erhalten zu haben. 

Anlage