Nordrhein-Westfalen: Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen auf kommunaler Ebene kommt

Am 13. Dezember 2023 hat der nordrhein-westfälische Landtag das Gesetz zur Ausführung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen […] (AG HinSchG NRW) beschlossen. Dieses sieht eine Pflicht für nordrhein-westfälische Kommunen ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und mit mindestens 50 Beschäftigten vor, eine interne Meldestelle zur Entgegennahme von Hinweisen einzurichten. Neben den Kommunen selbst werden auch die von ihnen getragenen oder kontrollierten kommunalen Gesellschaften verpflichtet. Das Gesetz tritt am Tag nach seiner Verkündung voraussichtlich noch im Januar 2024 in Kraft.

Hintergrund

Während für private Beschäftigungsgeber die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Meldungen über Missstände oder Rechtsverstöße seit Inkrafttreten des HinSchG im Juli 2023 feststeht, ließ ­– und in vielen Bundesländern immer noch – eine solche Pflicht für Gemeinden und andere kommunale Beschäftigungsgeber auf sich warten. Grund: Dem Bund ist es untersagt, den Kommunen Pflichten aufzuerlegen (Art. 87 Abs. 1 S. 7 GG). Entsprechend besteht eine Verpflichtung nur bei landesrechtlicher Regelung.

Nichtsdestotrotz sieht die Europäische Whistleblower-Richtlinie für juristische Personen des öffentlichen Sektors die Einrichtung interner Meldestellen vor. Dieser Pflicht gilt es durch die Länder nachzukommen, endete die Umsetzungsfrist doch schon am 17. Dezember 2021.

Pionier bei der Umsetzung war Hessen, welches zeitgleich mit dem HinSchG das Hessische Hinweisgebermeldestellengesetz (HHinMeldG) in Kraft setzte. Auch Bayern erließ eine entsprechende Änderung des dortigen Kommunalrechts. Diesem Kreis hat sich nun auch Nordrhein-Westfalen mit seinem Ausführungsgesetz angeschlossen.

Anwendungsbereich

Zur Einrichtung einer internen Meldestelle werden im Grundsatz alle Gemeinden und Gemeindeverbände verpflichtet. Auch Anstalten des öffentlichen Rechts und alle sonstigen Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle einer Kommune stehen, müssen eine interne Meldestelle einrichten. Neben den Gemeinden und anderen Gebietskörperschaften selbst sind damit auch kommunale Unternehmen wie Stadtwerke, Verkehrsbetriebe oder Krankenhäuser erfasst.

Ausgenommen sind Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Durch den pauschalen Verweis auf das HinSchG sind darüber hinaus auch öffentliche Beschäftigungsgeber – sowohl die Gemeinden selbst als auch die kommunalen Gesellschaften – mit weniger als 50 Beschäftigten nicht zur Einrichtung verpflichtet (§ 12 Abs. 2 HinSchG).

Es ist davon auszugehen, dass in Nordrhein-Westfalen über 400 Kommunen, ca. 250 kommunale Zweckverbände und mindestens 260 kommunale Gesellschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts eine interne Meldestelle einrichten werden müssen.

Eine Erleichterung bringt die Möglichkeit, eine Meldestelle gemeinsam betreiben zu können. Dies spart nicht nur Kosten, dadurch dass personelle Ressourcen gebündelt werden können. Die intensivere Befassung bringt auch größeren Erfahrungsschatz und Kompetenz im Umgang mit Hinweisgebermeldungen mit sich. Zudem besteht die Möglichkeit, Dritte mit der Wahrnehmung von Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies kann – europarechtlich strittig, aber nach HinSchG zulässig – sowohl innerhalb kommunaler Konzernstrukturen als auch durch Auslagerung auf externe Dienstleister, beispielsweise Kanzleien als Ombudspersonen, erfolgen.

Praxishinweis

Kommunen und kommunale Gesellschaften aller Bundesländer müssen sich darauf einstellen, eine interne Meldestelle zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen einzurichten. Es nur eine Frage der Zeit, bis auch die übrigen Bundesländer die Umsetzung des HinSchG auf kommunaler Ebene nachziehen. Jedenfalls in Nordrhein-Westfalen wird die Pflicht am Tag nach der Verkündung des Gesetzes virulent – dann tritt das Gesetz in Kraft. Mit der Verkündung wird im Januar 2024 gerechnet. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.

Bei unterlassener oder verspäteter Einrichtung der Meldestelle drohen Bußgelder bis zu 500.000 Euro (näher dazu Szesny/Hoppe, WiJ 2023, 56 ff. [Download])

Bei der Einrichtung der internen Meldestelle gilt es die Anforderungen des HinSchG – insbesondere bezüglich der Vertraulichkeit und der Organisation der Meldestelle, der rechtskonformen Bearbeitung von Meldungen und letztlich der Dokumentation und des Fristenmanagements – zu erfüllen.

Neben der gesetzlichen Pflicht besteht auch auf kommunaler Ebene ein Bedürfnis, Verstöße lokal aufzuklären und abzustellen. Ohne funktionierender Meldestelle drohen Offenlegungen und impulsive Schlagzeilen.

Kommunale wie auch private Beschäftigungsgeber sollten sich rechtlicher Beratung bei der Einführung ihres Hinweisgebersystems vergewissern, denn die Anforderungen des Gesetzes sind teilweise diffizil.