Vergabeunterlagen müssen zukünftig bei Veröffentlichung der Bekanntmachung fertig sein

Nach § 41 Abs. 1 der in dem Referentenentwurf der Mantelverordnung zur Umsetzung der Reform des EU-Vergaberechts enthaltenen Vergabeverordnung (VgV) gibt der öffentliche Auftraggeber bereits in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.

Bislang gilt gemäß § 15 EG Abs. 11 VOL/A, dass die Vergabeunterlagen im offenen Verfahren an alle anfordernden Unternehmen, im Nichtoffenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nur an die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen versendet werden. Für das Offene Verfahren wird zusätzlich in § 12 EG Abs. 7 VOL/A geregelt, dass die Vergabeunterlagen grundsätzlich innerhalb von sechs Tagen nach Anforderung durch das jeweilige Unternehmen an dieses versendet werden müssen, sofern der Auftraggeber die Vergabeunterlagen nicht auf elektronischem Weg frei, direkt und vollständig verfügbar macht. Diese Möglichkeit, die Vergabeunterlagen elektronisch verfügbar zu machen, wird mit der Reform des EU-Vergaberechts, also ab dem 18. April 2016, zur Pflicht.

Pflicht zur elektronischen Veröffentlichung der Vergabeunterlagen

Die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Zurverfügungstellung der Vergabeunterlagen ergibt sich bereits aus den neuen EU-Vergaberichtlinien sowie aus dem von der Bundesregierung verabschiedeten GWB-Entwurf. Explizit in dem Entwurf der VgV, der in dem Referentenentwurf der Mantelverordnung zur Umsetzung der Reform des EU-Vergaberechts in deutsches Recht enthalten ist, wird aber nun geregelt, dass die elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können, bereits in der Auftragsbekanntmachung anzugeben ist (§ 41 Abs. 1). Das bedeutet, dass die Möglichkeit besteht, dass die Vergabeunterlagen von interessierten Unternehmen bereits eingesehen werden, sobald die Bekanntmachung samt elektronischer Adresse im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird. Dies wiederum hat zur Folge, dass die  Vergabeunterlagen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung bereits fertiggestellt sein müssen. Dies gilt voraussichtlich nicht nur für das Offene Verfahren, sondern für alle Vergabeverfahren, die durch eine Bekanntmachung eingeleitet werden, also insbesondere auch für das Nichtoffene Verfahren und das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Ausnahmen
 
Eine Ausnahme von dieser Verpflichtung zur elektronischen Zurverfügungstellung der Vergabeunterlagen besteht gemäß § 41 Abs. 2 des Entwurfs der VgV ausschließlich dann, wenn die  erforderlichen elektronischen Mittel zum Abruf der Vergabeunterlagen

• aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sind,
• Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch andere als kostenlose und allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind, oder
• die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem öffentlichen Auftraggeber nicht  allgemein zur Verfügung stehen.

Fazit

Die Vergabeunterlagen müssen ab dem 18. April 2016 in allen europaweiten Vergabeverfahren, die mit einer Bekanntmachung eingeleitet werden, grundsätzlich bereits zum Zeitpunkt der  Veröffentlichung der Bekanntmachung fertiggestellt und elektronisch abrufbar sein. Gemäß § 9 Abs. 3 des Entwurfs der VgV darf der öffentliche Auftraggeber weder für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung, noch zu den Vergabeunterlagen eine Registrierung verlangen. Es ist lediglich eine Registrierung auf freiwilliger Basis zulässig.